SharePoint Webparts
und Office 365 Anwendungen
von VirtoSoftware

Automatisierung der Finanz- und Verwaltungsabteilung

Die multifunktionalen Tools von Virto bieten Einfachheit, Effizienz und Genauigkeit für Unternehmen, die einen echten Einblick in ihre Abläufe wünschen.

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  • Budgetplanung;
  • Bearbeitung von Rechnungen;
  • Anlagenverwaltung;
  • Genehmigungen von Investitionsausgaben;
  • Gebäudemanagement.

 

WAS

Der offensichtlichste Vorteil der Optimierung von Finanzprozessen spiegelt eine Steigerung von Service und Qualität wider, Dokumente werden schnell und präzise bearbeitet. Als Ergebnis reduziert Ihr Unternehmen den Zeitaufwand für Genehmigungsprozesse und Ihr Finanzbereich erhält mehr Transparenz.

WARUM

Stellen Sie sich einen Moment lang vor, wie viel Zeit Sie sparen können, wenn Sie Tabellenkalkulationen, die manuell aktualisiert werden müssen, durch schnelle und zuverlässige Workflows ersetzen. Manuelle Prozesse neigen dazu, langsam zu sein und können zu Verzögerungen bei der Rechnungsstellung führen. Ein optimiertes und intelligentes Prozessdesign ist wichtig, um Ergebnisse zu erzielen. Durch die Steigerung der Effizienz von Geschäftsprozessen wie Rückversicherung, Rechnungsverarbeitung, Spesenabrechnung, Budgetierung und Abrechnung gewinnt Ihr Unternehmen an Produktivität, reduziert Fehler und sorgt für eine bessere Kontrolle.

WIE

Sinnvolle Modifikationen von Finanzprozessen können von kleinen smarten Features bis hin zur kompletten Automatisierung komplexer mehrstufiger Vorgänge reichen.

SharePoint-Workflows sind wahrscheinlich das nützlichste Werkzeug für die Zentralisierung der Buchhaltungsfunktionen und der Rechnungsbearbeitung. Die Integration und Vereinfachung dieser Finanzvorgänge befreit die Finanzabteilungen von der Konzentration auf sich wiederholende Aufgaben in der Prozesskette und führt zu einer drastischen Rationalisierung der Prozesse.

Es ist kein Geheimnis, dass SharePoint häufig zur Verwaltung großer Dateigruppen eingesetzt wird. Alle Unannehmlichkeiten, die mit dem Hinzufügen/Löschen/Verschieben/Extrahieren von Dokumenten nacheinander verbunden sind, können mithilfe von Komponenten für Massenoperationen leicht gelöst werden. Diese Komponenten ermöglichen eine Vielzahl von Operationen für eine beliebige Anzahl von Dateien mit ein paar Klicks unter Verwendung der Drag-and-Drop-Funktion.

Visuelle Managementtechniken wie Dashboards können eine große Hilfe bei der Aufdeckung von Ineffizienzen innerhalb von Finanzprozessen sein. Mit maßgeschneiderten Werkzeugen zur Erstellung von Darstellungen, Graphen und Diagrammen, die auf den Daten von SharePoint-Listen basieren, können Sie Statistiken bequem anzeigen. Auch das Kanban Board kann zur Darstellung von Schritten und Aufgaben für beliebige Prozesse und zur Aufdeckung von Engpässen im Dokumentenmanagement verwendet werden. Der Status aller aktuellen Aufgaben ist auf der SharePoint Kanban Board deutlich sichtbar und die Verfolgung der Erledigungsaktivitäten wird einfach und transparent.

Die Lösung für ein besseres Dokumentenmanagement ist die Sequenzierung und Segregation der Daten aus großen SharePoint-Listen. Sie können kurze und ausgefeilte SharePoint-Formulare für Rechnungen, Berichte, Datenerfassung und was immer Sie sonst noch benötigen, verwenden. Es ist möglich, Ansichtsrechte für Benutzer oder Abteilungen zu vergeben und bestimmte Felder oder Registerkarten eines einzelnen Formulars für bestimmte Benutzer sichtbar zu machen.

Ein weiteres nützliches Tool ist ein finanzieller SharePoint-Kalender, der Ihnen die Vorausplanung von Berichts- und Zahlungsterminen, Feiertagen und Firmenveranstaltungen ermöglicht, die entsprechend ihrer Kategorien farblich gekennzeichnet sind und auch mit gemeinsamen Outlook-Kalendern und individuellen Zeitplänen überlagert werden können.

Mit dem Benachrichtigungssystem können Sie die Kontrolle über Ihre Finanzvorgänge erhöhen und die Zusammenarbeit im Team deutlich verbessern. Flexible SharePoint-Warnungen und -Benachrichtigungen sind in der Lage, die Ausführung von Aufgaben zu beschleunigen und die Genehmigungsprozesse zu optimieren.

Jetzt können Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Vorgänge just in time erledigt werden. Mit der Automatisierung von Schlüsselprozessen werden die Finanzvorgänge immer zeitnah und effizient erledigt. Das Unternehmen erzielt erhebliche Kosteneinsparungen durch verbesserte Prozesse und Servicebereitstellung.

Finance & Administration Department Automation

WAS BEINHALTET DAS PROJEKT

Das Projekt für die Finanzabteilung umfasst Beratung, Implementierung, Anpassung (falls erforderlich), Erstellung von Dokumentation und Benutzerhandbuch sowie Softwarelizenzen.

Das Prozessmanagement der Finanzabteilung umfasst in der Regel die folgende Software:

 

WIE SIE DIESES PROJEKT STARTEN KÖNNEN

Bitte senden Sie uns Ihre Anfrage an sales@virtosoftware.com zusammen mit einer kurzen Beschreibung Ihres Projekts und wir werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen, um ein Gespräch zu vereinbaren, damit wir alle erforderlichen Informationen sammeln können, um einen Projektplan mit Kosten und Bedingungen zu erstellen.

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Tatiana Sushchenko ist Produkt Owner bei VirtoSoftware. Sie begann ihre IT-Karriere 2006 bei dem berühmten ABBYY Lingvo in Moskau. Anschließend wechselte sie zu Microsoft und war fast 10 Jahre lang in verschiedenen Marketing-Management-Funktionen in Visio, SharePoint, Office 365 und Project tätig. Tatiana ist Absolventin des Institute of Business Studies und hat einen Mini-MBA-Abschluss. Sie absolvierte auch die Microsoft Marketing Excellence University.

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