Was ist SharePoint Online?
SharePoint ist ein online basiertes System zur Kollaboration, es nutzt Workflow-Anwendungen, Datenbanken und andere Anwendungen und Sicherheitsfunktionen, um die Zusammenarbeit von Mitarbeitern zu vereinfachen. SharePoint ermöglicht Unternehmen Kontrolle des Zugriffs auf Dateien und interne so wie externe Automatisierung von Workflow und anderen Prozessen. Die Onlineversion von SharePoint, verfügt über vielseitige Funktionen zur Einbeziehung anderer Cloud-Anwendungen und ist oft Teil der Office 365 Business-Lizenz oder anderer Microsoft-Pakete.
Zweifelsohne ist SharePoint Online ein erstaunliches Produkt, das Unternehmen viele Möglichkeiten bietet, ihre Arbeitsabläufe zu organisieren und zu verbessern. Allerdings reicht seine Funktionalität manchmal nicht aus, um alle Anforderungen zu erfüllen. In solchen Fällen gibt es einen Silberstreif am Horizont: Office 365 bietet die Möglichkeit, Anwendungen zu implementieren, die für jeden Geschmack geeignet sind. Und wenn die Entwicklung einer neuen, eigenständigen Office-365-Anwendung für ein kleines Unternehmen zu kostspielig ist und Sie eine Lücke in der Standardfunktionalität von Office 365 schließen möchten, um Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren, ist die beste Lösung Virto Office 365 Anwendungen. In diesem Artikel werden wir über die besten SharePoint-Anwendungen für kleine und große Unternehmen sprechen, die einen bedeutenden Unterschied an Ihrem Arbeitsplatz machen können.
Die Microsoft SharePoint-Plattform ermöglicht es Anwendern, Intranet-Webseiten mit Hilfe von zahlreichen Vorlagen und SharePoint-Anwendungen zu erstellen, die die Grundfunktionalität unglaublich erweitern.
Wozu braucht man SharePoint?
SharePoint ist eine von zahlreichen Möglichkeiten eines Dokumentenmanagementsystems. Es ist Microsoft-Produkten problemlos verbindbar und lässt sich leicht einbauen und bedienen. Die Anzahl der Funktionen entwickelt sich stetig weiter und kann von den meisten Nutzern wohlmöglich nicht ganz erschlossen werden. Man nutzt es, um Dokumente auf unterschiedliche Weise zu erstellen und zum Hochladen von Dokumenten. Mit Hilfe des Windows-Explorer lassen sich mehrere Dokumente zeitgleich hochladen. Die Bearbeitung kann online und offline auf diversen Endgeräten erfolgen. Mit OneDrive werden die offline Änderungen beim nächsten Verbinden automatisch aktualisiert. SharePoint ist auch hilfreich, wenn man mit Vorlagen wie zum Beispiel Rechnungen oder Verträgen arbeiten möchte. Dokumentvorlagen können mit Smartfeldern ausgestattet werden. Der Anwender kann dann die Dokumenteigenschaften einfach eingeben.
Unterschiedlichen Benutzern können verschiedene Rechte zugeordnet werden, damit wird der Zugriff auf sensible Daten einfach kontrolliert.
Dank individueller Identifikationsnummern (ID) können die Verläufe von Änderungen in einem Dokument einfach verfolgt werden.
Als Archivfunktion bietet SharePoint eine zentrale Ablage, wo aufbewahrungspflichtige Dokumente als Datensatz gespeichert und geschützt werden können.
Mit SharePoint kann man auch Workflows arrangieren.
Die Speicherkapazität ist ausreichend, für große internationale Unternehmen und kann bei Bedarf vergrößert werden. SharePoint kann nicht nur die bewährten Dateitypen speichern, sondern auch weniger gängige. Digitale und papierbasierte Dokumente können in allen Formaten erfasst werden, was es ermöglicht, Dokumente zu gliedern, in ein PDF zu konvertieren und für die weitere Benutzung zur Verfügung zu stellen. Die Umwandlung von verschiedenen Dateien in PDF ist auch problemlos möglich. SharePoint verfügt über einstellbare Verifizierungsregeln, die Einträge automatisch vergleichen, nicht korrekte Eingaben ausmachen und berichtigen kann. Damit kann der interne Dokumentenaustausch verschnellert werden.
Durch die ständige Bearbeitung und Aktualisierung von Dokumenten ist es nötig, jede neue Version separat zu speichern, ohne dabei den Überblick zu verlieren. Vorhergehende Versionen eines Dokuments können damit jederzeit mit der aktuellen Version verglichen werden. Alle vorgenommenen Änderungen können nachvollzogen werden und bei Bedarf rückgängig gemacht werden.
Firmengesetze müssen oft angepasst werden, um gesetzliche Vorschriften einzuhalten, zum Beispiel bei Finanzgeschäften, um die Kundendaten zu beschützen; oder um die Einhaltung des Schweigepflichtgesetzes von patientenbezogenen Informationen einzuhalten. Mit SharePoint gibt es zahlreiche Optionen zur Verschlüsselung. Es hat auch einen kompletten Prüfungspfad für alle Dokumente.
SharePoint hat ein hohes Anpassungspotenzial, damit kann es auf die besonderen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten werden.
Was sind SharePoint-Anwendungen?
SharePoint-Anwendungen sind segmentale Komponenten, die den Grundbaustein einer Seite auf SharePoint-Seiten formen. Es sind Einbettungen, die Möglichkeiten zur Kollaboration auf der Plattform durch verschiedene Funktionen erweitern. Manche Anwendungen sind standardmäßig inklusive, andere, fügen erweiterte Funktionen und Optionen hinzu, die nicht inklusive sind. Dabei kann es sich um Bibliotheken handeln oder Kalenderfunktionen, sowie Workflow-Anwendungen, mit denen logische Aktionen automatisiert werden können. Die Anwendungen können verwendet werden, um eine SharePoint-Seite zu erstellen oder zu ändern, um Inhalte oder Geschäftsinformationen aus verschiedenen Quellen auf derselben Seite darzustellen. Endbenutzer können sie nach der Erweiterung durch den Administrator an verschiedenen Stellen einer Webseite hinzufügen.
Anwendungen, die in einer bestimmten Reihenfolge kombiniert werden können, werden von SharePoint-Administratoren zum Zeitpunkt der Verwendung in einer Anwendungszone auf Anwendungsseiten angebracht.
SharePoint-Anwendungen nach Kategorien
Da Microsoft SharePoint als Intranet-Plattform dazu dient, Geschäftsprozesse zu automatisieren, Mitarbeiter zu verbinden und die Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation zu verbessern, lässt sich die ganze Vielfalt der Anwendungen nach ihrem Zweck sortieren:
Listen und Bibliotheken
Die Anwendungen dieser Kategorie besitzen den Namen oder die Identität der Liste und der Bibliothek, aus der die Daten bezogen wurden. So zeigt das SharePoint Kalenderanwendung, die eine auflistende Anwendung ist, einen Kalender an, die Ankündigungs-Anwendung zeigt eine Liste mit Ankündigungen an. Es ist möglich, ein Listenansicht-Webpart aus derselben Liste an verschiedene Webparts oder Websites anzuhängen. Jedes von ihnen würde die gleichen Informationen in Ihrer angepassten Ansicht anzeigen (optional) und Änderungen, die an einer Stelle vorgenommen werden, würden in allen erscheinen.
Inhalts-Rollup-Anwendung
Sie wird verwendet, um aktive Inhalte auf einer Webseite hervorzuheben. Ein Beispiel ist das Content Query Web Part, mit dem Sie Inhalte von jeder beliebigen Stelle im Web abfragen können. Außerdem gibt es die Picture Library Slide Show, mit der Bilder aus den Picture Libraries als Diashow angezeigt werden können.
Medien- und Inhalts-Anwendungen
Sie sind wichtig für die Darstellung von Bildern, Texten und Videos auf einer Seite. Ein Beispiel ist der Content Editor, mit dem Sie Hyperlinks, formatierte Texte und Tabellen zu Ihrer Seite hinzufügen können. Er ermöglicht es dem Benutzer auch, Bilder hinzuzufügen. Es gibt auch den Bildbetrachter, mit dem eine Bildergalerie zu einer Seite hinzugefügt werden kann.
Geschäftsdaten
Ein Beispiel ist das Webpart Business Lists. Es zeigt Daten und Informationen aus externen Datenbanken an. Personen-Anwendungen ermöglichen es Ihnen, Informationen über Benutzer in der Einrichtung zu präsentieren.
Was ist eine benutzerdefinierte SharePoint-Anwendung?
Eine benutzerdefinierte Anwendung in SharePoint ist eine personalisierte Anwendung, die von einem Benutzer für seine eigene Verwendung erstellt werden kann. Ein Webseiten-Inhaber oder ein Benutzer, der über die erforderliche Berechtigung verfügt, kann die Anwendungsseite mit Hilfe des Internet-Browsers oder des Microsoft SharePoint Designers anpassen, um eine Anwendung einzufügen, zu ändern oder zu löschen.
Sie können SharePoint-Seiten durch die Erstellung von benutzerdefinierten Anwendungen erweitern, um den zusätzlichen Umfang der Benutzeranpassung und Personalisierung zu verbessern. Das Erstellen von benutzerdefinierten Anwendungen stellt eine einfache und starke Möglichkeit dar, SharePoint-Sites zu erweitern.
Im Folgenden sind einige Vorteile und Verwendungsmöglichkeiten von benutzerdefinierten Anwendungen aufgeführt:
Sicherer und geregelter Zugriff auf Inhalte innerhalb der Anwendungen. Eingebaute Anwendungen erlauben es Benutzern mit der richtigen Berechtigung, Inhalte umzuwandeln und Anwendungs-Funktionen zu ändern. Mit einer benutzerdefinierten Anwendung in SharePoint können Sie die Inhalte auswählen, die Benutzer unabhängig von ihren Berechtigungen sehen können sollen.
Aktivieren Sie die Konnektivität Ihrer Anwendungen, so, dass sie die Möglichkeit haben, auf Daten von anderen zugänglichen Anwendungen zuzugreifen oder diese bereitzustellen.
Vernetzen Sie sich mit Objektrepliken, die in SharePoint angezeigt werden: Sie können eine benutzerdefinierte Anwendung erstellen, um Dokumente in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek zu sammeln.
Profitieren Sie von einer wachstumsstarken Umgebung mit Debugging-Qualitäten, die von Werkzeugen wie Microsoft Visual Studio ausgeführt werden.
Erzeugen Sie einen Basisstil, den andere Anwendungen erweitern können. Um z. B. eine Sammlung von Anwendungen zu erstellen, die die gleichen Eigenschaften besitzen, erstellen Sie einen benutzerdefinierten Basisstil, den zahlreiche Anwendungen übernehmen können. Dies minimiert den Gesamtaufwand für das Erstellen und Testen nachfolgender Webparts.
Beeinflussen Sie die Bedienung von Anwendungen. So können Sie z. B. eine benutzerdefinierte serverseitige Anwendung schreiben, die sich an eine Quelldatenbank bindet, oder Sie können eine Anwendung erstellen, die mit einem breiteren Bereich des Webs kongruent ist.
SharePoint Anwendungsbeispiele
VirtoSoftware, einer der führenden Anbieter von SharePoint-Anwendungen, bietet ein umfangreiches Set an zusätzlichen Werkzeugen für SharePoint 2010, 2013, 2016, 2019 und Online, wie z. B.:
Teamarbeit
Die Anwendungen, wie z.B. der Kalender zur Anzeige von Ereignissen und Aufgabenplanung aus mehreren Listen in einer Ansicht und der SharePoint Form Designer können die Zusammenarbeit im Team erheblich verbessern.
Benutzerverwaltung
Wenn wir über unersetzliche administrative Software-Werkzeuge sprechen, müssen wir die Anwendungen AD User Profile Service, User Redirect Anwendung und Create & Clone AD User Account hervorheben. Die standardmäßige SharePoint AD-Verwaltungseinstellungsseite wird durch eine intuitive, zugängliche visuelle Schnittstelle ersetzt, die mit den Komponenten geliefert wird, so dass es eine große Zeitersparnis für SharePoint-Administratoren ist.
Benachrichtigungssystem
Das standardmäßige SharePoint-Benachrichtigungssystem ist nicht besonders konfigurierbar. VirtoSoftware bietet Softwareprodukte mit einem eigenen Ansatz für die Konfiguration und Benachrichtigung per E-Mail und SMS. Die Optionen sind in der benutzerfreundlichen Oberfläche verfügbar, ohne dass Kodierung erforderlich ist.
Alerts and Reminders
Diese Anwendung von VirtoSoftware verfügt über ein Auslöser-System, mit dem das Versenden von Benachrichtigungen automatisiert werden kann, was besonders in großen Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern praktisch ist. Es ermöglicht die Erstellung von benutzerdefinierten Benachrichtigungen als Reaktion auf eine Elementänderung oder ein bevorstehendes Ereignisdatum. Die Anwendung bietet Funktionen für SharePoint Online-E-Mail-Vorlagen und Empfängerlistenkonfiguration sowie die flexiblen Zeitplanfähigkeiten. Benutzer können alle zuvor erstellten Alerts über eine einzige intuitive Oberfläche verwalten. Mit diesem Werkzeug werden Sie nie wieder wichtige Ereignisse oder Listenelementänderungen verpassen.
Aufgaben- und Projektverwaltung
Die Anwendungen Kanban Board und Gantt Chart View helfen bei der Verwaltung von internen und externen Projekten. Beide Werkzeuge verfügen über Visualisierungselemente, die einen Projektablauf transparent und leicht handhabbar machen. Es sind praktische SharePoint Online Aufgabenmanagement-Werkzeuge. Alle Aufgaben werden durch farbige Karten dargestellt, die man per Drag & Drop anordnen kann. Wie alle SharePoint-Business-Apps von Virto ist auch Kanban Board sehr intuitiv. Es ist für die Implementierung schlanker Produktionsprozesse und die Reduzierung von Work-in-Progress konzipiert.
Arbeiten mit großen Dateianlagen
Anwendungen wie Bulk File Upload, Bulk File Download, HTML5 File Bulk Upload, Bulk File Unzip können verschiedene Operationen mit einer großen Datenmenge (z. B. Dateibibliotheken, große Mediendateien usw.) schnell verarbeiten und ausführen, ohne einzelne Dateien manuell bearbeiten zu müssen. Das komplette Paket der Bulk-File Anwendung ist zu einem vergünstigten Preis erhältlich.
Passwort-Verwaltung
Für einen komplexen Ansatz zur Passwortverwaltung können Sie die folgenden drei Anwendungen verwenden: die Anwendung zum Ändern von Passwörtern, die Anwendung zum Zurücksetzen und Wiederherstellen von Passwörtern und die Anwendung zum Ablaufen von Passwörtern.
Workflow-Suite
Workflow Scheduler und Workflow Status Monitor sind Komponenten von VirtoSoftware, die speziell für eine tiefgreifende Standard-Workflow-Verwaltung entwickelt wurden. Wir empfehlen Unternehmen, die mit mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, das SharePoint Workflow-Aktivitäten-Erweiterungs-Kit in Betracht zu ziehen, das mit über 270 benutzerdefinierte Workflow-Aktionen (z. B. Senden von E-Mails, Verwaltung von Berechtigungen und Anhängen usw.) zu verwenden. Durch das Ersetzen von täglichen Routinen durch eine effiziente Workflow-Verarbeitung spart dieses Anwendungs-Set erheblich Zeit und reduziert die Fehlerquote von manuellen Vorgängen. Es gibt eine große Vielfalt an Geschäftsprozessen, die Sie mit diesem Anwendungs-Set potenziell automatisieren können, weshalb es unsere Erwähnung verdient.
Forms Designer
Manchmal ist es notwendig, die Listenansicht in SharePoint anzupassen, aber die Standardeinstellungen sind nicht ausreichend. Hier müssen Sie möglicherweise mit SharePoint Online-Code arbeiten oder vollwertige Zusatzprojekte installieren, um die notwendigen Lücken zu füllen. Für SMBs ist das ein kostspieliger und langwieriger Prozess. Glücklicherweise müssen Sie mit Virto Forms Designer nur wenige Minuten aufwenden, um die erforderlichen Ergebnisse zu erzielen. Diese intuitive App erstellt hochgradig anpassbare Oberflächen für SharePoint-Listenelemente mit Bildern, Rich-Text, Benutzer- oder Gruppen-Layouts und -Rechten sowie Fähigkeiten zur Verwendung von Javascript-, css- und html-Editoren, falls Sie eine spezielle Anpassung benötigen.
Backup- und Wiederherstellung
Für eine flexible Sicherung und Migration kann man die Virto Backup and Recovery Anwendung verwenden. Im Vergleich zu der von Microsoft vordefinierten Funktion hat sie keine zeitlichen Beschränkungen und ist nur vom Festplattenspeicher abhängig. Sie bietet eine sofortige Sicherung und Zugriff auf das Archiv, sodass Sie Daten genau dann sichern können, wenn Sie sie benötigen.
BPC PowerForms
Mit diesem Plug-in können Sie Ihre Sharepoint-Formulare umgestalten, indem Sie mit einer tabulatorbasierten Benutzeroberfläche Platz sparen und einen umfangreichen Satz an Steuerelementen bereitstellen. PowerForms wurde von BPC-Components entwickelt und verfügt über einen Laufzeitdesigner, mit dem Benutzer Steuerelemente auf dem Formular einfach verschieben können. Es unterstützt berechnete Felder, hierarchische Comboboxen und kombiniert erhöhte Funktionalität mit einfacherer Bedienung.
Kaldeera Erweiterte Formulare
Eine weitere großartiges Formular-Anwendung für SharePoint. Kaldeera bietet Ihnen eine „no code“-Formularlösung, mit der Sie Formulare auf eine intuitivere Weise darstellen können. Die Daten werden genauso gespeichert, wie wenn Sie die Standard-Formulare von SharePoint verwenden würden. Die geringeren Entwicklungskosten, die ANzeige von nicht editierbaren Feldern und die Möglichkeit, statische Texte und Bildern hinzuzufügen, machen es besonders für kleinere Budgets attraktiv.
Image Slider
Haben Sie schon immer davon geträumt, eine Diashow mit Bildern direkt aus einer Dokumentenbibliothek zu erstellen? Mit Virto Image Slider ist das jetzt möglich! Darüber hinaus ermöglicht es eine flexible Bildpräsentation, die Verwendung von Bildfiltern und die Einstellung eigener Zeitintervalle, Textbeschreibungen und URL.
CheckOut Manager
Es gibt ein häufiges Problem bei der Freigabe von ausgecheckten Dokumenten in SharePoint Online, das zu ernsthaften Problemen führen kann, wenn es nicht behoben wird. Bei dieser Anwendung handelt es sich um ausgecheckte Dokumente, die von den Benutzern vergessen werden und somit für die anderen Mitarbeiter gesperrt sind. Virto CheckOut Manager bietet eine Funktion zum automatischen Einchecken und die Möglichkeit, Erinnerungen an ausgecheckte Dokumente hinzuzufügen, um die Produktivität des Teams zu steigern und den Verlust von Dokumenten zu verhindern.
Qorus DocGeneration
Für Unternehmen und Einzelpersonen, die großartige Dokumentenlösungen benötigen, bietet Qorus DocGeneration hochgradig angepasste Geschäftsdokumente, die in nur wenigen Sekunden erstellt werden können. Von Verkaufsangeboten über Mitarbeiter- oder Kundenverträge bis hin zu Finanzberichten – mit intelligenten Vorlagen können diese Dokumente schnell erstellt und an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Die Integration mit Microsoft Word oder PowerPoint und SharePoint funktioniert reibungslos. Die Anwendung hat einfache Vorlagen-Tags, somit ist kein Kopieren und Einfügen mehr erforderlich. Codier Kenntnisse sind nicht erforderlich, um diese Anwendung im gesamten Umfang zu nutzen.
Hallo-Anwendung
Die von Bamboo Solutions entwickelte Hallo-Anwendung ermöglicht es Unternehmen, eine benutzerdefinierte Willkommensnachricht für Benutzer hinzuzufügen. Es verleiht dem Bereich ein professionelleres Gefühl und macht die Website für die Benutzer ansprechend. Man kann seine eigene individuelle Begrüßung in beliebiger Sprache wählen und die Farbe des Begrüßungstextes anpassen.
Virto ONE Cloud für Office 365
Es ist möglich, dass Ihr Unternehmen die meisten dieser Optionen benötigt, da sie speziell für die Bequemlichkeit und Effizienz von Unternehmen konzipiert sind. In diesem Fall ist Virto ONE Cloud die beste Lösung für Sie. Sie bietet viele Virto SharePoint Online-Apps zu einem erheblichen Preisnachlass. Die Liste der angebotenen Produkte umfasst:
- Kalender
- Arbeitsabläufe für Office 365
- Kanban-Board-App
- CheckOut Manager app
- Formular-Designer-App
- Warnungen und Erinnerungen
Diese hocheffizienten Optionen verdeutlichen die wertvollen Vorteile, die Office 365 Anwendungen Ihrem Unternehmen bieten können. Es liegt an Ihnen, welche Lücken in der SharePoint-Funktionalität Sie füllen möchten.
Fazit
SharePoint Online ist die Zukunft. Jedes Unternehmen braucht Hilfe bei der Dokumentenverwaltung und der Kommunikation zwischen Mitarbeitern. Das gute an SharePoint ist, dass es flexibel ist. Man kann die Anwendungen, die man braucht durch Drittanbieter wie VirtoSoftware einfach hinzufügen und so das optimale System für ein Unternehmen zusammenstellen. Es kommen fast tägliche neue und verbesserte Anwendungen auf den Markt.
Die Auswahl sollte jedoch nicht leichtfertig getroffen werden. Das Ziel muss im Vordergrund stehen. Wie effizient Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren Job erledigen können, wirkt sich auf den Kontostand des Unternehmens aus. Und auf die Arbeitszufriedenheit, was wiederum dem Unternehmen zugutekommen kann. Ein frustrierter Mitarbeiter ist nicht nur schlecht für das Betriebsklima, sondern führt auch seine Aufgaben weniger effizient aus. Bei der Entscheidung kann es helfen, sich an eine Beratungsfirma zu wenden, die durch eine genaue Betriebsanalyse das richtige Produkt findet. Ein detailliertes Anforderungsprofil im Vorfeld zu erstellen ist erfolgsentscheidend.
