Mal sehen, was heute der Anwendungsfall ist. Wir haben eine SharePoint-Liste mit geplanten Schulungen für die Mitarbeiter des Unternehmens. Wir müssen sie über anstehende Kurse informieren, damit sie ihren Stundenplan überprüfen und Zeit für die Unternehmensschulung einplanen können. Und die Erinnerung sollte im MS Teams-Kanal erscheinen. Dazu verwenden wir die Virto Alerts & Reminder App.
1) Erinnerung hinzufügen
Also gehen wir zur Seite der Virto Alerts-App und klicken auf „Erinnerung hinzufügen“.
2) Liste hinzufügen
Wählen Sie im nächsten Schritt die SharePoint-Liste der geplanten Kurse aus und geben Sie den Titel der neuen Erinnerung ein. Klicken Sie dann auf „Empfänger“.
3) MS Teams Workflow URL hinzufügen
Die Erinnerung erreicht einen Teams-Kanal über einen Webhook-Workflow: Sie legen den Workflow im Kanal an, kopieren den Link, den er Ihnen gibt, und fügen diesen Link im Abschnitt „Empfänger“ der Erinnerung ein.
Der Connector „Eingehender Webhook“ ist abgeschaltet — verwenden Sie Workflows. Microsoft hat die Office-365-Connectors in Microsoft Teams, darunter den eingehenden Webhook, im Jahr 2026 abgeschaltet: Die Umstellung begann am 18. Mai 2026 und war am 22. Mai 2026 abgeschlossen (Microsoft 365 Developer Blog, Aktualisierung vom 14. April 2026). An ihre Stelle tritt die Workflows-App auf Basis von Power Automate; die Schritte unten verwenden sie. Unser Leitfaden zu Office-365-Connectors beschreibt die Abschaltung im Detail.
Gehen Sie also zum Teams-Kanal, an den Sie die Erinnerung senden möchten. Zeigen Sie auf den Kanalnamen, klicken Sie auf „Weitere Optionen (…)“ und wählen Sie „Workflows“. Die Abbildungen zeigen die englische Teams-Oberfläche; in einer deutschen Oberfläche heißen die Befehle entsprechend.
Suchen Sie die Vorlage „Send webhook alerts to a channel“ und wählen Sie sie aus. Wird sie nicht sofort angezeigt, geben Sie „webhook“ in das Suchfeld „Find templates“ ein.
Prüfen Sie, ob in den Feldern „Team the channel is in“ und „Channel“ das richtige Team und der richtige Kanal stehen, und klicken Sie auf „Save“.
Sobald die Meldung „Workflow created“ erscheint, klicken Sie auf „Copy webhook link“. Behandeln Sie diesen Link wie ein Passwort: Wer ihn hat, kann in Ihrem Kanal posten.
Zurück in der Erinnerung: Öffnen Sie den Abschnitt „Empfänger“ und fügen Sie den Link in das Feld „MS Teams Workflow URL“ ein. Der Hinweis unter dem Feld lautet „Microsoft Teams Workflow URL (Send webhook alerts to a channel)“ — das ist die Vorlage, die Sie gerade verwendet haben.
Die Erinnerung geht an den Kanal, zu dem der Workflow gehört. Für einen zweiten Kanal legen Sie einen zweiten Workflow und eine zweite Erinnerung an — die App postet in Kanäle, nicht in Einzelchats.
Hinweis: Denken Sie daran, die Standardfelder „Von“ und „Antwort an“ zu ändern. Stellen Sie sicher, dass Sie die Adresse für Ihr Unternehmen eingegeben haben, nicht für das Muster.
4) Nachrichtenansicht definieren
Legen Sie im Block **„Nachrichtenansicht“**fest, wie Ihre Erinnerung aussehen soll. Markieren wir es zunächst als wichtig. Neben dem Text fügen wir eine Tabelle mit den bevorstehenden Kursen, deren Startdatum und -uhrzeit sowie der Dauer hinzu. Klicken Sie auf das Symbol „Tabelle hinzufügen“ und wählen Sie die Anzahl der Spalten aus. Wir brauchen drei.
Definieren Sie dann die Breite von Spalten und Rahmen in Pixeln.
Fügen Sie danach das Tag „Artikelverknüpfung“ zur ersten Spalte hinzu (Symbol „Tag hinzufügen“). Die Erinnerung fügt den Wert aus der ausgewählten Liste automatisch hinzu. Als Ergebnis sehen wir den Titel des kommenden Kurses und einen Link dazu. Das hinzugefügte Tag wird in blauer Farbe angezeigt.
Klicken Sie dann auf das Symbol „Feldwert hinzufügen“ und fügen Sie das Startdatum und die Dauer in die nächsten beiden Spalten ein. Hinzugefügte Felder erscheinen in grüner Farbe.
Dies ist die Ergebnisnachricht, die wir haben.
5) Geben Sie Optionen an und speichern Sie die Erinnerung
Um das Erstellen einer Erinnerung abzuschließen, gehen Sie zum Block „Optionen“ und geben Sie an, wann die Empfänger die Erinnerung erhalten sollen. Wählen wir „Abhängig vom Wert eines Felds“. Weil wir zwei Tage vor Kursbeginn Erinnerungen versenden müssen. Wählen Sie das Feld „Startdatum“ und geben Sie „vor 2 Tagen“ an. Klicken Sie dann auf „Speichern“.
Genießen Sie das Ergebnis in Teams
Wenn jetzt noch zwei Tage bis zum Kurs verbleiben, wird die Erinnerung im ausgewählten Teams-Kanal angezeigt.
Und dieselbe Nachricht wird als E-Mail-Benachrichtigung angezeigt.
So können Sie automatische Benachrichtigungen für Ihr Team organisieren. Nahezu jede Flexibilität ist möglich. Entscheiden Sie einfach, was Sie sehen möchten, und verwenden Sie eine breite Palette von Virto Alerts-Funktionen, um dies auszuführen.
Vielen Dank für Ihr Interesse an Virto-Produkten. Bitte zögern Sie nicht, Feedback auf unserer Website zu hinterlassen.
