SharePoint Webparts
und Office 365 Anwendungen
von VirtoSoftware

Virto Kanban Board und Calendar Overlay für Ihr Marketing

Wie Sie Marketingaufgaben mit Virto-Produkten erfolgreich bewältigen und ein effizientes und klares System für Ihre Arbeit schaffen.

Was ist die Herausforderung?

Wenn Sie Teil eines Marketing-Teams sind, stehen Sie täglich vor der Herausforderung verschiedener Projekte, Kampagnen, dringender Angelegenheiten und Produktveröffentlichungen. Soziale Medien, Landing Pages, Inhalte und Zeitpläne für Produkteinführungen… All das kann leicht in Chaos ausarten, wenn Marketingleiter keine Strategie für Organisation und Kommunikation finden.

Aber mit den richtigen Werkzeugen können Sie die Arbeit eines Marketingteams (oder jedes anderen Teams) anpassen. Es gibt viele Möglichkeiten, ungeordnete und chaotische Prozesse in eine gebündelte Struktur zu verwandeln. Alles, was Sie brauchen, ist, den Prozess zu visualisieren und die großen Aufgaben in kleinere Schritte mit verantwortlichen Teammitgliedern, Fristen und einer klaren Abfolge zu gliedern.

Hier ist die Lösung

Die beliebteste Methode, ein organisiertes System zu erstellen und den Fortschritt zu verfolgen, ist die Kanban-Methode.

Virto SharePoint Kanban Board für Office 365 ist ein Scrum Board, das Sie bei der Visualisierung und Verwaltung von Aufgaben in SharePoint und Microsoft Teams unterstützt. Die App stellt eine SharePoint-Aufgabenliste als Kanban Board dar, wobei Kanban-Karten in Spalten unterteilt sind. Die Spalten stehen in der Regel für den Status, es ist aber auch möglich, sie beliebig anzupassen.

Aber was wir anbieten – ist noch mehr. Sie können Virto Kanban mit Calendar Overlay kombinieren, um Ihre Marketingziele zu erreichen. Lassen Sie uns Ihnen zeigen, wie.

Kombinieren Sie die Produkte in perfekter Weise

Dieser Fall zeigt den Arbeitsprozess eines Marketing-Teams einer… Katzenbekleidungsfirma. Wir nehmen an, dass diese Mitarbeiter bereits alle zuvor erwähnten Virto-Apps eingerichtet haben und Daten in einer SharePoint-Plattform verwalten.

Virto Calendar Overlay

Dieses Unternehmen für Katzenbekleidung hat für das Geschäftsjahr eine Reihe von Kampagnen geplant. Wie Sie sehen können, sind alle geplanten Ereignisse in einem Virto Calendar Overlay vereinigt. Die App visualisiert die Projektaktivitäten für alle Managementebenen – ein einfacher Weg, um ein vollständiges Bild zu erhalten und Ihr Unternehmen zu kontrollieren. Alle Daten werden in SharePoint-Listen gehalten, die als mehrere Datenquellen (eine Farbe für jede Datenquelle) im Kalender verwendet werden.

Planned events in Virto Calendar
Der Kalender der Firma cat wear ist ebenfalls für alle Beteiligten verfügbar. Bei Bedarf können sie ihn sogar für mehr Komfort zu ihrem Outlook hinzufügen.

Virto Calendar for stakeholders' view
Gleichzeitig verwendet das Marketing-Team eine andere Ansicht für die Besprechungen. In diesem Fall verwenden sie das Overlay der Produktionsereignisse. Dies hilft sehr bei der Synchronisierung von Marketing und Produktion.

Views of Virto Calendar

Außerdem können wir einen externen Outlook-Kalender in das Overlay einfügen, um die Verfügbarkeit der Räume zu verfolgen. Mit Virto Calendar ist es möglich, eine beliebige Anzahl von Outlook- und iCal-Kalendern mit Ihren Datenquellen zu verknüpfen.

Virto Calendar Overlay

Virto Kanban Board

Jetzt macht es Sinn mit Ereignissen. Also, was ist mit der Kanban-Methode und wie können wir sie hier anwenden? Wie Sie sich erinnern, hält das Unternehmen die Daten in SharePoint-Listen. Wir haben Ihnen gerade gezeigt, wie diese für den Kalender verwendet werden können. Aber wir können die gleichen Daten nehmen und sie als Kanban Board visualisieren. Personen, die das Ganze einstellen sollen, würden die Tatsache, dieselben Daten für mehrere Ansichten und verschiedene Zwecke zu verwenden, sicherlich zu schätzen wissen. Und wenn wir über die Integration mehrerer Apps sprechen, müssen wir nicht jede von ihnen von Grund auf neu anpassen.

Übersichtliche Darstellung

Sehen Sie selbst. Jede Kampagne unserer Marketer ist eine eigene SharePoint-Liste. Diese Liste wird für mehrere Virto Kanban Boards verwendet und hilft, eine projektbezogene Ansicht zu erstellen.

Virto Kanban Board

Benutzerdefinierte Filter

Um die Arbeitsbelastung des Teams einzuschätzen oder die spezifischen Aktivitäten zu verfolgen, wenden die Nutzer des Boards den Filter an.

Kanban Board Filter

Flexibles Benachrichtigungssystem

Jetzt hat das Marketing-Team eine Kalenderansicht zur Verfolgung von Ereignissen und das Kanban Board zur Organisation der Prozesse. Lassen Sie uns das eingebaute Benachrichtigungssystem anpassen. Sodass die Manager automatische Benachrichtigungen erhalten, wenn sich eine Veröffentlichung verzögert oder die Termine geändert werden.

Flexible Alerts for Kanban board
Das Benachrichtigungssystem von Virto Kanban ermöglicht auch den Versand von automatischen E-Mails an externe Benutzer, die die Änderungen im Unternehmenssystem nicht sehen können.

Was sind die Vorteile?

  • Wenn sich das Chaos in einen transparenten Prozess verwandelt, wird der Wert der Marketingabteilung für das Topmanagement sehr deutlich.
  • Die Planung von Firmenevents sieht jetzt wie eine tolle Aktivität für das ganze Team aus.
  • Die verschwendete Zeit wird durch die Organisation des Prozesses, die einfache Änderung der Aufgabendetails und die automatischen Warnungen minimiert.
  • Sofortige Sicht auf eine bestimmte Aufgabe und deren Status. Die Kollegen sind in täglichem Kontakt hinsichtlich des Projekts.
  • Das Team kann die Arbeit in einer Kalenderansicht visualisieren und immer sicher sein, dass alles eingeplant ist.

Und zu guter Letzt. Virto Kanban Board und Virto Calendar Overlay sind dazu gedacht, Ihre Prozesse abzubilden. Sie sind nicht dazu gedacht, Ihnen und Ihrem Team vorzuschreiben, was zu tun ist. Sie brauchen also nicht alles zu ändern. Bringen Sie einfach das, was Sie haben, in ein innovatives, organisiertes System und erreichen Sie ein höheres Niveau Ihres Unternehmens innerhalb Ihres Teams.

Erfahren Sie mehr über Virto Kanban für SharePoint Online und Virto Calendar Overlay/

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Tatiana Sushchenko ist Produkt Owner bei VirtoSoftware. Sie begann ihre IT-Karriere 2006 bei dem berühmten ABBYY Lingvo in Moskau. Anschließend wechselte sie zu Microsoft und war fast 10 Jahre lang in verschiedenen Marketing-Management-Funktionen in Visio, SharePoint, Office 365 und Project tätig. Tatiana ist Absolventin des Institute of Business Studies und hat einen Mini-MBA-Abschluss. Sie absolvierte auch die Microsoft Marketing Excellence University.

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