SharePoint Webparts
und Office 365 Anwendungen
von VirtoSoftware

Virto Alerts App für Office 365 und MS Teams: Erinnerungen für Firmenschulungen

Die Virto Alerts Online App ermöglicht das direkte Senden von Erinnerungen an MS Teams. In diesem Anwendungsfall zeigen wir, wie Sie Erinnerungen für anstehende Schulungen im Unternehmen organisieren. Außerdem erfahren Sie, wie Sie dem Nachrichtentext Tags und Tabellen hinzufügen.

Mal sehen, was heute der Anwendungsfall ist. Wir haben eine SharePoint-Liste mit geplanten Schulungen für die Mitarbeiter des Unternehmens. Wir müssen sie über anstehende Kurse informieren, damit sie ihren Stundenplan überprüfen und Zeit für die Unternehmensschulung einplanen können. Und die Erinnerung sollte im MS Teams-Kanal erscheinen. Dazu verwenden wir die Virto Alerts Online App.

Schritt 1: Erinnerung hinzufügen

Also gehen wir zur Seite der Virto Alerts-App und klicken auf „Erinnerung hinzufügen“.

Klicken Sie auf Erinnerung erstellen
Schritt 2: Liste hinzufügen

Wählen Sie im nächsten Schritt die SharePoint-Liste der geplanten Kurse aus und geben Sie den Titel der neuen Erinnerung ein. Klicken Sie dann auf „Empfänger“.

Wählen Sie SP-Liste
Schritt 3: MS Teams Webhook hinzufügen

Im Abschnitt „Empfänger“ müssen wir einen Microsoft Teams-Webhook hinzufügen, da wir die Benachrichtigung direkt an den Teams-Kanal senden müssen.

MS Teams-Webhook
Gehen Sie also zum Teams-Kanal, an den Sie die Erinnerung senden müssen, und wählen Sie im Menü mit den drei Punkten „Connectors“ aus.

Konnektoren finden
Suchen Sie nach dem eingehenden Webhook und klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Klicken Sie auf Hinzufügen
Klicken Sie dann ebenfalls auf „Hinzufügen“.

Klicken Sie auf Hinzufügen
Geben Sie dann den Namen Ihres Webhooks ein und klicken Sie auf „Erstellen“.

Benennen Sie den Webhook
Kopieren Sie den generierten Link in die Zwischenablage und klicken Sie auf „Fertig“.

URL kopieren

Und fügen Sie diese URL in das Erinnerungsfeld für den Teams-Webhook ein.

URL einfügen

Hinweis: Denken Sie daran, die Standardfelder „Von“ und „Antwort an“ zu ändern. Stellen Sie sicher, dass Sie die Adresse für Ihr Unternehmen eingegeben haben, nicht für das Muster.

Schritt 4: Nachrichtenansicht definieren

Legen Sie im Block „Nachrichtenansicht“ fest, wie Ihre Erinnerung aussehen soll. Markieren wir es zunächst als wichtig. Neben dem Text fügen wir eine Tabelle mit den bevorstehenden Kursen, deren Startdatum und -uhrzeit sowie der Dauer hinzu. Klicken Sie auf das Symbol „Tabelle hinzufügen“ und wählen Sie die Anzahl der Spalten aus. Wir brauchen drei.

Tabelle hinzufügen
Definieren Sie dann die Breite von Spalten und Rahmen in Pixeln.

Geben Sie die Breite in Pixel an
Fügen Sie danach das Tag „Artikelverknüpfung“ zur ersten Spalte hinzu (Symbol „Tag hinzufügen“). Die Erinnerung fügt den Wert aus der ausgewählten Liste automatisch hinzu. Als Ergebnis sehen wir den Titel des kommenden Kurses und einen Link dazu. Das hinzugefügte Tag wird in blauer Farbe angezeigt.

Füge einen Tag hinzu
Klicken Sie dann auf das Symbol „Feldwert hinzufügen“ und fügen Sie das Startdatum und die Dauer in die nächsten beiden Spalten ein. Hinzugefügte Felder erscheinen in grüner Farbe.

Fügen Sie einen Feldwert hinzu
Dies ist die Ergebnisnachricht, die wir haben.

Ergebnismeldung
Schritt 5: Geben Sie Optionen an und speichern Sie die Erinnerung

Um das Erstellen einer Erinnerung abzuschließen, gehen Sie zum Block „Optionen“ und geben Sie an, wann die Empfänger die Erinnerung erhalten sollen. Wählen wir „Abhängig vom Wert eines Felds“. Weil wir zwei Tage vor Kursbeginn Erinnerungen versenden müssen. Wählen Sie das Feld „Startdatum“ und geben Sie „vor 2 Tagen“ an. Klicken Sie dann auf „Speichern“.

Optionen angeben
Genießen Sie das Ergebnis in Teams

Wenn jetzt noch zwei Tage bis zum Kurs verbleiben, wird die Erinnerung im ausgewählten Teams-Kanal angezeigt.

Erinnerung in Teams
Und dieselbe Nachricht wird als E-Mail-Benachrichtigung angezeigt.

Erinnerung in Outlook
So können Sie automatische Benachrichtigungen für Ihr Team organisieren. Nahezu jede Flexibilität ist möglich. Entscheiden Sie einfach, was Sie sehen möchten, und verwenden Sie eine breite Palette von Virto Alerts-Funktionen, um dies auszuführen.

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