VirtoSoftware hat ein sehr flexibles Benachrichtigungssystem entwickelt, mit dem Sie die grundlegenden SharePoint-Warnfunktionen erweitern können. Die Virto Alerts & Reminder App für SharePoint Online hilft Benutzern, Warnungen und Erinnerungen aus SharePoint Online zu erstellen und per E-Mail zu versenden. Sie wählen einfach eine SharePoint-Liste aus, entscheiden, wer eine Warnung erhält und definieren den Auslöser.
Wir möchten Ihnen zeigen, wie Virto Alerts perfekt mit MS Teams funktionieren. Dies ist also der Anwendungsfall, den Sie möglicherweise hilfreich finden und für Ihre SharePoint-Site anwenden.
Der Fall
Jeden Freitag treffen sich alle Teams des Unternehmens zu einem wöchentlichen Meeting in MS Teams. Ziel des Treffens ist es, Menschen aus verschiedenen Projekten zusammenzubringen und Erfahrungen auf ganz informelle Weise auszutauschen. Die Idee ist, dass jeder eine kurze Präsentation halten und alles teilen kann, was mit seiner Arbeit an einem Projekt, seiner beruflichen Erfahrung oder etwas Persönlichem zu tun hat. Die Callplaner müssen also Referenten für das nächste Meeting auswählen und die Tagesordnung vorbereiten.
Die Herausforderung
Die Besprechungsorganisatoren senden drei Tage vor der Besprechung eine E-Mail-Benachrichtigung, um die Ideen für den nächsten Anruf zu sammeln. Die Verwendung einer gemeinsamen E-Mail-Vorlage ist für mehrere Zwecke nicht praktisch genug:
- Sie müssen sowieso Zeit damit verbringen, eine E-Mail aus einer Vorlage zu erstellen;
- Sie müssen sich jede Woche daran erinnern;
- Benutzer neigen dazu, alles in MS Teams zu besprechen und können die E-Mail überspringen.
Die Lösung
Wir werden eine Erinnerung in der Virto Alerts & Reminder App erstellen und sie über einen Webhook-Workflow mit MS Teams verbinden. Die Warnung wird also jede Woche im MS Teams-Kanal angezeigt. Sie müssen nicht mehr daran denken, eine E-Mail zu senden, und niemand übersieht sie.
Der Connector „Eingehender Webhook“ ist abgeschaltet — verwenden Sie Workflows. Microsoft hat die Office-365-Connectors in Microsoft Teams, darunter den eingehenden Webhook, im Jahr 2026 abgeschaltet: Die Umstellung begann am 18. Mai 2026 und war am 22. Mai 2026 abgeschlossen (Microsoft 365 Developer Blog, Aktualisierung vom 14. April 2026). An ihre Stelle tritt die Workflows-App auf Basis von Power Automate; die Schritte unten verwenden sie. Unser Leitfaden zu Office-365-Connectors beschreibt die Abschaltung im Detail.
Schritt 1 Einen Webhook-Workflow in Microsoft Teams anlegen
Suchen Sie in Microsoft Teams den Kanal, zu dem alle zukünftigen Besprechungsteilnehmer gehören. Zeigen Sie auf den Kanalnamen, klicken Sie auf „Weitere Optionen (…)“ und wählen Sie „Workflows“. Die Abbildungen zeigen die englische Teams-Oberfläche; in einer deutschen Oberfläche heißen die Befehle entsprechend.
Suchen Sie die Vorlage „Send webhook alerts to a channel“ und wählen Sie sie aus. Wird sie nicht sofort angezeigt, geben Sie „webhook“ in das Suchfeld „Find templates“ ein.
Prüfen Sie, ob in den Feldern „Team the channel is in“ und „Channel“ das richtige Team und der richtige Kanal stehen, und klicken Sie auf „Save“.
Sobald die Meldung „Workflow created“ erscheint, klicken Sie auf „Copy webhook link“. Diese URL fügen Sie im nächsten Schritt in die Erinnerung ein. Behandeln Sie den Link wie ein Passwort: Wer ihn hat, kann in Ihrem Kanal posten.
Schritt 2 Erinnerung in SharePoint-Warnungen
Öffnen Sie auf Ihrer SharePoint-Site die Virto Alerts Online-App-Seite und klicken Sie auf „Erinnerung hinzufügen“.
Wählen Sie eine SharePoint-Liste aus und benennen Sie die Erinnerung. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen “Ist aktiviert” aktiviert ist.
Öffnen Sie dann den Abschnitt „Empfänger“ und fügen Sie die kopierte URL in das Feld „MS Teams Workflow URL“ ein. Der Hinweis unter dem Feld lautet „Microsoft Teams Workflow URL (Send webhook alerts to a channel)“ — das ist die Vorlage aus Schritt 1.
Die Erinnerung geht an den Kanal, zu dem der Workflow gehört. Für einen zweiten Kanal legen Sie einen zweiten Workflow und eine zweite Erinnerung an — die App postet in Kanäle, nicht in Einzelchats.
Definieren Sie den Betreff und den Text der Erinnerungsnachricht.
Geben Sie den Zeitplan an. In unserem Fall müssen wir es jede Woche am Montag senden. Bitte speichern Sie die neue Erinnerung. Machen Sie bei Bedarf eine Vorschau.
Schritt 3 Genießen Sie das Ergebnis der automatischen Erinnerung in MS Teams
Jetzt erhalten alle Mitglieder des gewählten Kanals jeden Montag eine Nachricht in MS Teams, gesendet von Workflows. Vollautomatisch!
Die gleiche Nachricht geht immer noch per E-Mail. Wenn also jemand den klassischen Weg bevorzugt, diese Benachrichtigung zu erhalten – wir können dies auch tun.
Eine alte Erinnerung vom eingehenden Webhook umstellen
In einer vor der Abschaltung erstellten Erinnerung steht noch eine URL, die mit https://outlook.office.com/webhook/ beginnt. Von dort kommt in Teams nichts mehr an, die Erinnerung selbst läuft aber weiter — die E-Mails gehen wie bisher raus. Öffnen Sie die Regel, führen Sie Schritt 1 für denselben Kanal aus und ersetzen Sie im Feld „MS Teams Workflow URL“ die alte URL durch die neue. Text, Zeitplan und Bedingungen der Erinnerung bleiben unverändert.
Wie Sie sehen, arbeiten die Virto Alerts & Reminder App und MS Teams perfekt zusammen. Das Team muss nicht einmal zwischen den Apps oder Browser-Tabs wechseln. Die wöchentlichen Anrufplaner haben etwas Zeit für wichtigere Aufgaben gespart.
Vielen Dank für Ihr Interesse an VirtoSoftware-Produkten. Bitte zögern Sie nicht, Rückmeldung zu hinterlassen.
