Das Leben eines jeden Unternehmens besteht aus einer Vielzahl von unterschiedlichen Prozessen. Die Digitalisierung und Automatisierung dieser Prozesse hilft, die Organisation effizienter zu machen. Verträge sind ein wesentlicher Bestandteil des täglichen Lebens der meisten Unternehmen. Unabhängig von der Größe des jeweiligen Unternehmens ist ein klares und intelligentes Vertragsmanagement aus mehreren Gründen sehr wichtig:
- Jeder Vertrag ist ein juristisches Dokument. Deshalb können darin gemachte Fehler oder nicht verifizierte Informationen zu unerwünschten Konsequenzen und Strafen führen.
- Eine verzögerte Vertragserstellung oder -freigabe aufgrund mangelnder Koordination im Unternehmen kann zum Verlust von Kunden führen.
- An der Vertragsgenehmigung sind in der Regel mehrere Abteilungen des Unternehmens beteiligt – Finanzen, Recht, Vertrieb usw. Eine unvollständige oder vorzeitige Kontrolle einer der Abteilungen kann zum Verlust von Vorteilen oder zu einer Fehleinschätzung von Risiken beim Abschluss eines Vertrags führen.
Die Optimierung des Vertragsmanagements kann schnell sichtbare Ergebnisse zeigen, z.B. in Bezug auf die Reduzierung von Fehlern oder Fristen.
Vertragsmanagement-Software sollte den gesamten Lebenszyklus von Verträgen automatisieren, von der Erstellung und der Genehmigung bis zum Abschluss. Dabei dient es als zentrales Repository für alle vertragsbezogenen Dokumente und bietet den Mitarbeitern basierend auf der Autorisierung einen gemeinsamen Zugriff auf diese Dokumente.
Eine hervorragende Lösung für das Vertragsmanagement ist Office 365 SharePoint Online.
Microsoft Office 365 ist eine voll ausgestattete Plattform für die Zusammenarbeit. Seine Funktionalität erlaubt es dem Benutzer, alle alltäglichen Office-Aufgaben zu erledigen – Dokumente zu erstellen, zu speichern und zu bearbeiten, E-Mail zu nutzen, notwendige Berichte zu erstellen und vieles mehr. Und die Verwendung des Cloud-Dienstes SharePoint Online ist ideal für das Vertragsmanagement.
Vertragsmanagement: Aufgaben mit SharePoint Online
SharePoint Vertragsmanagement Online automatisiert die Arbeit an einem Vertrag während seines gesamten Lebenszyklus und macht den gesamten Prozess transparent, klar und konsistent. Sie können sich auf SharePoint verlassen, um folgende Aufgaben zu erledigen:
1. Vertragserstellung.
Das Erstellen eines Vertrags umfasst das Schreiben der ersten Version des Dokuments im Zusammenspiel der zuständigen Abteilungen des Unternehmens. Mit SharePoint Online können alle notwendigen Personen auf das Dokument zugreifen und daran mitarbeiten. Das Dokument selbst kann direkt in SharePoint Online erstellt werden, da Word bereits darin integriert ist.
Außerdem wird die Arbeit mit Verträgen in SharePoint Vertragsmanagement durch die Möglichkeit erleichtert, Vorlagen für verschiedene Arten von Dokumenten zu verwenden. Sie können den von Ihnen erstellten Vertrag speichern und ihn in Zukunft als Vorlage benutzen. Oder verwenden Sie Standardvorlagen für Standardverträge, z. B. für Datenverarbeitungsgenehmigung. Durch die Verwendung von Vorlagen können Sie den Prozess der Vertragserstellung erheblich beschleunigen und das Risiko möglicher Fehler durch menschliches Versagen minimieren.
2. Genehmigung des Vertrages.
Jeder Vertrag durchläuft eine Kette von Genehmigungen, bevor er endgültig wird. Selbst in einem kleinen Unternehmen sind mehrere Personen am Genehmigungsprozess beteiligt, die den Inhalt des Dokuments von ihrer Seite aus beurteilen. In größeren Unternehmen kann es viel mehr dieser Personen geben, und die Genehmigungskette ist auch viel länger.
SharePoint ermöglicht es Ihnen, einen Genehmigungsprozess für eine beliebige Anzahl von Beteiligten zu erstellen, und kann daher sowohl von kleinen als auch von großen Unternehmen genutzt werden. Mit dem SharePoint Online Genehmigungsworkflow wird das Dokument an jedes Mitglied der Genehmigungskette gesendet. Sobald die verantwortliche Person das Dokument genehmigt hat, wird der Vertragsmanager benachrichtigt. Darüber hinaus kann der Vertragsstatus im Dashboard eingesehen werden.
3. Unterzeichnung des Vertrages durch E-Signatur.
Die vollständige Digitalisierung der Unternehmensabläufe im Bereich des Vertragsmanagements wird durch den Einsatz von elektronischen Signaturen ermöglicht. Vertragsmanagement in SharePoint bietet die Möglichkeit der Integration mit E-Signatur-Software wie eSignLive oder Adobe Sign. Die Genehmigung eines Vertrags mit einer E-Signatur vermeidet persönliche Treffen. Die Genehmigung eines Vertrags mit einer elektronischen Signatur vermeidet persönliche Treffen. Dadurch wird der Zeitaufwand für die Erstellung eines Vertrages deutlich reduziert, er bleibt aber dennoch rechtssicher.
4. Zugriffskontrolle
Datensicherheit sollte eine Priorität im Vertragsmanagement sein. SharePoint Online unterstützt mehrstufige Zugriffsebenen. So wird z. B. Benutzern, die nur die Vertragsinformationen lesen müssen, ein Nur-Lese-Zugriff gewährt. Und Benutzer mit einer höheren Zugriffsebene können Dokumente bearbeiten oder löschen. Indem Sie Mitarbeitern nur die Zugriffsrechte gewähren, die sie benötigen, können Sie sicher sein, dass Vertragsdokumente vor versehentlichem Auslaufen oder Löschen geschützt sind.
5. Benachrichtigungssystem
In SharePoint können Benutzer automatische Benachrichtigungen über Änderungen in einem Vertrag einrichten, z. B. über Statusänderungen oder Ablaufdaten. Dies hilft den Benutzern, den Überblick zu behalten und keine wichtigen Termine oder Änderungen zu verpassen.
6. Suche nach Verträgen
Dokumente in SharePoint können durch verschiedene Merkmale klassifiziert werden – Dokumenttyp, Metadaten, Titel usw. Eine solche klare Klassifizierung ermöglicht eine einfache und genaue Suche unter einer beliebigen Anzahl von Verträgen. SharePoint unterstützt auch die intelligente Suche nach Text oder Schlüsselwörtern. Das Suchergebnis wird in Form einer Rangliste mit Links zu den gewünschten Informationen dargestellt.
7. Berichtserstellung
Für die End- oder Zwischenkontrolle des Vertragsmanagements werden verschiedene Berichte benötigt. SharePoint Online ermöglicht die Erstellung notwendiger Berichte über Details wie Benutzeraktionen in Bezug auf Verträge, letzte Änderungen, Workflow-Status usw. Benutzer können auch regelmäßige Berichte über Aktivitäten, die für sie von Interesse sind, planen.
SharePoint Vorteile im Vertragsmanagement
Die SharePoint Online-Plattform wird von vielen Unternehmen erfolgreich für verschiedene Zwecke eingesetzt: Erstellung und Speicherung von Dokumenten, Aufgabenmanagement, Projektmanagement und vieles mehr. Daher ist es für sie eine logische und kostengünstige Lösung, SharePoint auch für das Vertragsmanagement zu nutzen. Aber SharePoint hat eine Reihe von Vorteilen, die es zu einer attraktiven Lösung für jedes Unternehmen machen.Zusätzlich zu der Tatsache, dass SharePoint Online mit allen Microsoft Office-Produkten kompatibel ist, kann es auch mit CRM-Systemen wie HubSpot, Salesforce, Dynamics 365 und anderen integriert werden. Mit dieser Integration dient SharePoint Online als zentrales Repository, Daten aus beiden Systemen sind synchronisiert und jederzeit verfügbar, z.B. können Kontrahentendaten aus dem CRM in Vertragsvorlagen übernommen werden.
SharePoint Online für das Vertragsmanagement ist sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet. Dank seiner Skalierbarkeit lässt sich SharePoint leicht an die Bedürfnisse eines wachsenden Unternehmens anpassen. Wenn ein Unternehmen eine neue Entwicklungsstufe erreicht, wächst die Anzahl der vergebenen Aufträge und die Anforderungen an ein Vertragsmanagementsystem werden umfangreicher. SharePoint Online wird mit der Entwicklung des Unternehmens Schritt halten und ein hochwertiges und übersichtliches Vertragsmanagement bieten.
Bei einem Vertragsmanagement ist die Datensicherheit von größter Bedeutung. Microsoft Office 365 unterzieht sich laufenden Sicherheitsprüfungen und verbessert seine Technologie zum Schutz der Daten. Die Datensicherheit in SharePoint wird durch Sicherheitsfunktionen wie integrierten Anti-Malware-Schutz, Multi-Faktor-Benutzerauthentifizierung, Datenverschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, Strategien zur Verhinderung von Datenverlusten (DLP) und mehr erreicht. Mit SharePoint-Vertragsmanagement können Sie sicher sein, dass sensible Kundendaten gut geschützt sind und Vertragsinformationen nicht nach außen dringen. Mit SharePoint Online können Sie auch sicher sein, dass Sie die DSGVO-Anforderungen erfüllen, die besagt, dass Regierungsbehörden von Ihnen verlangen können, darüber zu berichten, wer in Ihrem Unternehmen, wie und welche Daten verarbeitet und gespeichert werden. Der SharePoint Online Audit Trail zeigt alle Aktivitäten aller Benutzer mit Verträgen.
Für ein effektives Vertragsmanagement muss jeder beteiligte Benutzer gut mit dem Programm arbeiten können. Die SharePoint-Oberfläche ist für Anwender intuitiv und erfordert keine besonderen technischen Kenntnisse, um damit zu arbeiten.
Microsoft Office 365 ist in verschiedenen abonnementbasierten Plänen erhältlich. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, sein Budget optimal zu prognostizieren und auszugeben. Die Abonnementkosten beginnen bei 5 USD pro Monat und Benutzer und steigen je nach Inhalt des Pakets. Sie müssen sich nicht um die damit verbundenen Kosten kümmern, da Updates für Abonnenten kostenlos sind.
Fazit
Ein korrekt organisiertes und geplantes Vertragsmanagement ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für den Erfolg des Unternehmens. Es hilft, die Fristen und die Erfüllung der Verpflichtungen im Auge zu behalten, die Sicherheit der Daten und Informationen zu Verträgen zu gewährleisten usw., was zum Aufbau von stabilen Beziehungen mit Partnern und zur Bildung eines guten geschäftlichen Rufs eines Unternehmens führt. SharePoint ist aufgrund seiner Vielseitigkeit, Kosteneffizienz und Benutzerfreundlichkeit eine hervorragende Lösung für das Vertragsmanagement für Unternehmen jeder Größe. Das Vertragsmanagement mit SharePoint wird übersichtlich, transparent und effizient.
