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von VirtoSoftware

SharePoint Wissensmanagement. Wissensmanagement mit Sharepoint

Der wissenschaftliche und technologische Fortschritt verändert ständig das Leben nicht nur von Einzelpersonen, sondern auch von Unternehmen. In der Vergangenheit waren zuverlässige Werkzeuge und Arbeitskräfte der Hauptfaktor für den Erfolg eines Unternehmens. Heutzutage erfordert die Entwicklung der Technologie hochqualifizierte Mitarbeiter, und das Hauptvermögen eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter mit ihrem angesammelten Wissen.

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das Hightech-Geräte in der Produktion einsetzt. Die Arbeit mit solchen Geräten erfordert spezifische Kenntnisse, und wenn sich jeder neue Mitarbeiter diese selbstständig durch Versuch und Irrtum aneignen muss, wird dies die Produktivität erheblich verschlechtern und kann zu Verlusten aufgrund von Fehlern führen.

Oder stellen Sie sich ein großes Unternehmen mit einer großen Anzahl von Niederlassungen vor, die im gleichen Geschäft tätig sind, aber geografisch weit voneinander entfernt liegen. Wenn ihnen die Möglichkeit genommen wird, Erfahrungen miteinander zu teilen, bleibt das angesammelte Wissen eines Zweiges in seiner Verfügungsgewalt und kommt den anderen nicht zugute.

In dieser Hinsicht wird die Notwendigkeit eines Wissensmanagements deutlich.

Was ist Wissensmanagement?

Unter Wissensmanagement versteht man die Maßnahmen, die dazu dienen, Wissen zu speichern, zu erstellen, zu organisieren, zu entwickeln und zu teilen, damit es dem gesamten Unternehmen zugute kommt.

Projektmanagement
Hier muss man verstehen, dass Wissensmanagement nicht einfach die Verwaltung von Informationen oder Daten bedeutet. Daten sind einfach konkrete Fakten, die in keinem Zusammenhang zueinander stehen und für sich alleine existieren. Informationen sind Daten, die zu sinnvollen Gedanken organisiert sind. Und Wissen ist das Ergebnis der Kenntnis von Informationen, einschließlich Kontext und Kausalität. Wissen ist ein Bild von der Welt, das auf empfangenen und verarbeiteten Informationen auf der Basis persönlicher Lebenserfahrung beruht. Wissen ist von großem Wert, deshalb ist es so wichtig, es bewahren und verbreiten zu können.

Wissen kann in 2 Kategorien unterteilt werden:

  • Formales (explizites) Wissen ist die Art von Wissen, die leicht zu formulieren und auf andere zu übertragen ist. Dazu gehören Anleitungen, Handbücher, Protokolle usw.
  • Informelles (implizites) Wissen basiert auf persönlichen Erfahrungen und kann nicht einfach beschrieben werden. Sie umfasst in der Regel Fähigkeiten und Fertigkeiten, die eine Person hat, sich dessen aber nicht immer bewusst ist.

Praktische Aufgaben des Wissensmanagements

Wissen durchdringt buchstäblich das Leben eines jeden Unternehmens. Das Wissensmanagement steuert das Wissen über seinen gesamten Lebenszyklus und erfüllt folgende Aufgaben:

  • Suche nach Wissen. Dies ist die zentrale Aufgabe des Wissensmanagements. Wenn es keinen schnellen und einfachen Zugang zum intellektuellen Kapital gibt, kann es nicht verwaltet werden.
  • Klassifizierung und Speicherung von Wissen. Eine gute Klassifizierung des Wissens erleichtert dem Benutzer das Auffinden und die Nutzung von Informationen. Das Klassifizierungssystem sollte einfach und klar sein, aber dennoch flexibel und bei Bedarf leicht zu ändern.
  • Verbreitung von Wissen. Damit Wissen nützlich ist, sollte es nicht nur tot in einem Repository liegen, sondern an neue Nutzer weitergegeben werden. Wissen kann auf direktem Weg (Meeting, Webinar, Online-Forum, etc.) und indirekt (Unternehmensdatenbank, E-Mail-Newsletter, Visualisierungsboards, etc.) verbreitet werden.
  • Umsetzung von Wissen in die Praxis. Dies ist das Endziel des Wissensmanagements. Alle bisherigen Handlungen mit Wissen zielen darauf ab, dass das Wissen letztlich seinem Träger zugute kommt.

Vorteile der Implementierung von Wissensmanagement für Unternehmen.

Im Zeitalter der Wissensökonomie ist die wichtigste Ressource eines Unternehmens sein intellektuelles Kapital. Und ein effektives Management dieser Ressource wird zu erheblichen Vorteilen führen, wie z. B:

Erhöhte Produktivität und Gewinne.

Wenn das Wissensmanagement fehlt oder schlecht organisiert ist, müssen die Mitarbeiter viel Arbeitszeit mit der Suche nach den benötigten Informationen verbringen. Aber mit einfachem, schnellem Zugriff auf die erforderlichen Ressourcen können die Mitarbeiter Zeit sparen und sich auf ihre Arbeit konzentrieren. Dies wiederum führt zu einer erhöhten Produktivität und höheren Gewinnen.

Wettbewerbsvorteil in der Wirtschaft.

Der einzigartige Wissensbestand eines Unternehmens ist ein äußerst wertvolles Gut. Die Fähigkeit, dieses Wissen im Interesse des Unternehmens zu nutzen, verschafft ihm einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt. Wissensmanagement hilft Ihnen auch, aus Ihren Fehlern zu lernen und die Wiederholung von Misserfolgen zu vermeiden. Strukturierte Wissensmanagement-Prozesse erhöhen die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit eines Unternehmens und erleichtern es, Innovationen zu schaffen.

Schaffung einer Kultur der Zusammenarbeit.

Wissensmanagement fördert die Kommunikation innerhalb der Organisation. Dadurch wird den Mitarbeitern die Struktur des Unternehmens bewusster und sie nehmen die Ziele des Unternehmens als gemeinsame und persönliche wahr. Wissensmanagement trägt zu einer besseren Zusammenarbeit im Unternehmen bei, in dem die Mitarbeiter aktiv und bereitwillig Daten austauschen können. Der Austausch von Erfahrungen erhöht die Gesamtleistung, und Teamarbeit stärkt den Teamgeist und den Zusammenhalt.

Steigerung des Mitarbeiterengagements.

Die Mitarbeiterfluktuation ist ein großes Problem für Unternehmen mit unorganisiertem Wissensmanagement, da mit dem Verlust jedes Mitarbeiters auch ein Teil des nützlichen Wissens spurlos verloren geht. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter aufgrund mangelnder Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten am Arbeitsplatz das Unternehmen verlassen. Wissensmanagement kann diese Probleme lösen und die Motivation der Mitarbeiter erhöhen.

Welche Aufgaben eine Wissensmanagement-Software erfüllen sollte

Für die Automatisierung von Arbeitsprozessen in Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Programmen, von denen viele auch für das Wissensmanagement eingesetzt werden können. Eine Wissensmanagement-Lösung in einem Unternehmen sollte die folgenden Aufgaben effektiv erledigen:

  • Inhalts- und Informationsmanagement. In erster Linie geht es um die Verwaltung von formalem, explizitem Wissen, das verbalisiert und in Form von Dokumenten, Präsentationen, Datenbanken etc. präsentiert werden kann. Die Wissensmanagement-Lösung muss in der Lage sein, dieses Wissen effektiv zu strukturieren, den Mitarbeitern einen schnellen und einfachen Zugriff darauf zu ermöglichen, aber auch das Wissen vor möglichem Abfluss zu schützen.
  • Die Möglichkeit zum Wissensaustausch unter den Mitarbeitern. Dies gilt vor allem für informelles, implizites Wissen, das nur sehr schwer oder gar nicht zu lokalisieren, zu katalogisieren und zu übertragen ist. Solches Wissen kann durch persönliche Kommunikation geteilt werden, daher muss die Wissensmanagement-Lösung die Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglichen.

Dank seiner reichhaltigen Infrastruktur und der engen Integration mit grundlegenden Office-Tools ist Microsoft Sharepoint eine hervorragende Lösung für das Wissensmanagement in Unternehmen. Wissensmanagement mit Sharepoint ermöglicht sowohl den Umgang mit explizitem Wissen als auch die Zusammenarbeit für den Austausch von implizitem Wissen.

Sharepoint-Lösungen für das Wissensmanagement.

  1. Sharepoint-Listen und Dokumentbibliotheken. Eine Dokumentenbibliothek ist für das Informationsmanagement notwendig und dient auch als Datenspeicher. Den Dateien in der Bibliothek können verschiedene Merkmale zugewiesen werden, so dass es einfach ist, die Informationen danach zu sortieren und zu filtern. Mit der genauen und schnellen Suche kann jeder Mitarbeiter die benötigten Informationen leicht aus der Datenbank abrufen. Sharepoint-Listen helfen auch dabei, vorhandene Informationen strukturiert darzustellen. Außerdem können Sie in den Listen automatische E-Mail-Benachrichtigungen für den Fall von Änderungen einrichten.
  2. Sharepoint-Wiki-Seiten. Die Wiki-Seiten-Bibliothek ist ein Bereich, in dem jeder Benutzer Wiki-Seiten mit beliebigen Informationen bearbeiten und erstellen kann. Dieses Tool ist in Unternehmen sehr beliebt und wird in verschiedenen Tätigkeitsbereichen eingesetzt, aber sein Hauptzweck ist es, als Wissensbasis für Unternehmen zu dienen. Mit Hilfe von Wiki-Seiten können Mitarbeiter textliche Informationen, Videos, Bilder oder Referenzen austauschen. Sharepoint-Wiki-Seiten unterstützen die Suche nach Schlüsselwörtern und Tags, was das Navigieren durch große Informationsmengen erheblich erleichtert. Sharepoint Wissensmanagement wird mit Wikis effizienter und komfortabler.
  3. Sharepoint-Portal. Für das Wissensmanagement kann ein funktionsreiches Sharepoint-Portal erstellt werden. Integrierte Funktionen für das Wissensmanagement ermöglichen es den Mitarbeitern, an Schulungen und Erfahrungsaustausch teilzunehmen, neue Fähigkeiten zu erlernen und ihren Lernprozess zu überwachen.
  4. Sharepoint-Websites. Zusätzlich zu den herkömmlichen Websites auf der Sharepoint-Plattform ist es möglich, spezialisierte Sites für das Wissensmanagement zu erstellen. Diese können Wissensdatenbanken, Diskussionsforen für den Meinungsaustausch, FAQs, etc. kombinieren. Die Verwendung von Sharepoint-Websites für das Wissensmanagement hilft den Anwendern, ihr intellektuelles Kapital zu bereichern und zu verbessern.
  5. OneNote ist eine Anwendung zur Erstellung von Notizen. Der besondere Komfort liegt darin, dass es sich leicht in Sharepoint integrieren lässt und auch als mobile App oder über einen Browser verfügbar ist. Das OneNote-Notizbuch kann von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden. Alle Änderungen, die Sie vornehmen, werden sofort synchronisiert. Darüber hinaus verfügt OneNote über erweiterte Suchfunktionen, wie z. B. die Möglichkeit, in Audio- und Videodateien nach Schlüsselwörtern zu suchen. OneNote ist ein geeignetes Werkzeug für das Sharepoint Wissensmanagement, wenn z. B. bei Brainstorming-Sitzungen die Teilnehmer ihre Gedanken festhalten müssen.
  6. Die Wahrheit wird bekanntlich in einem Streit geboren, und neues Wissen entsteht oft in Diskussionen. Daher ist es für das Wissensmanagement in Sharepoint sinnvoll, ein Forum für die interaktive Kommunikation zu nutzen. Im Diskussionsprozess haben die Teilnehmer die Möglichkeit, ihre Erfahrungen und ihr Wissen auszutauschen, zu neuen Erkenntnissen zu gelangen und ihre Kompetenzen zu verbessern. Praktisch ist auch, dass es möglich ist, aus Outlook heraus an der Diskussion teilzunehmen.
  7. Ein Blog ist ein praktisches Werkzeug, um Ihr Wissen über ein Thema umfassend und prägnant auszudrücken. In Sharepoint-Blogs können Benutzer ihre Beiträge veröffentlichen und andere kommentieren.
  8. Das ist ein weiteres Kommunikationstool, mit dem die Mitarbeiter des Unternehmens kommunizieren, Arbeitsabläufe besprechen und Ideen austauschen können. Yammer kann für Brainstorming, Dokumenten- und Dateifreigabe verwendet werden. Für das Wissensmanagement kann Yammer als Tool zur Organisation der Teamarbeit und zur Stärkung der Mitarbeiterbeziehungen nützlich sein.

Schlussfolgerung

Dank der Kombination verschiedener Werkzeuge ist Microsoft Sharepoint eine geeignete Lösung für das Wissensmanagement in großen und kleinen Unternehmen. Sharepoint hilft sowohl bei der effektiven Verwaltung von bereits vorhandenem explizitem Wissen als auch bei der Organisation der Teamzusammenarbeit zur Erstellung und Weitergabe von neuem Wissen. Wissensmanagement mit Sharepoint kann die Produktivität eines Unternehmens deutlich steigern, indem es das intellektuelle Kapital des Unternehmens für sich nutzt.

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Tatiana Sushchenko ist Produkt Owner bei VirtoSoftware. Sie begann ihre IT-Karriere 2006 bei dem berühmten ABBYY Lingvo in Moskau. Anschließend wechselte sie zu Microsoft und war fast 10 Jahre lang in verschiedenen Marketing-Management-Funktionen in Visio, SharePoint, Office 365 und Project tätig. Tatiana ist Absolventin des Institute of Business Studies und hat einen Mini-MBA-Abschluss. Sie absolvierte auch die Microsoft Marketing Excellence University.

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