SharePoint Webparts
und Office 365 Anwendungen
von VirtoSoftware

Virto Office 365 Kanban-Board für die Weiterbildung

Virto Kanban Board hat mehrere Szenarien zu implementieren. Diese Fallstudie beschreibt, wie Sie es für die Verwaltung von Unternehmensschulungen anwenden können.

Warum betriebliche Bildung wichtig ist

Jedes erfolgreiche Unternehmen muss sich im Wettbewerb behaupten und das Potenzial seiner Mitarbeiter steigern. Ein Zertifikat ist nicht das einzige Ergebnis, das die Teams nach dem Durchlaufen von betrieblichen Bildungsprogrammen erhalten. Sie haben eine bessere Chance, neue Möglichkeiten für ihr Unternehmen zu entdecken. Und sie wissen, wie man es zum Leben erweckt.

Die Notwendigkeit der betrieblichen Bildung liegt auf der Hand. Doch wie lässt sich der Prozess für Kurskoordinatoren effizient gestalten? Wie macht man es visuell und einfach zu verwalten? Schließlich, wie kann man manuelle Arbeit minimieren und regelmäßig sehr ähnliche Aufgaben bewältigen?

Virto Kanban Board bietet die Lösung

Die Virto Kanban Board App für Office 365 und MS Teams ist ein perfektes Instrument, um jeden Prozess zu managen. Das Funktionspaket für jeden Fall hilft dabei, den kompliziertesten Prozess umzusetzen und das Chaos in eine klare visuelle Struktur zu verwandeln.

Hier ist zunächst ein Beispiel für das Kanban-Board, das für Kurskoordinatoren vorbereitet wurde. Hier ist das Quick-Board. Die SharePoint-Quellliste wurde nach der Erstellung automatisch auf der Website angezeigt. Sie können noch alle erforderlichen Änderungen vornehmen und das Board an das Gehäuse anpassen.

Swimlanes: Schulungskurse

Lassen Sie uns einen detaillierten Blick auf das Board werfen und sehen Sie sich die Optionen an, die wir angewendet haben, um eine Ergebnisansicht zu erhalten. Erstens ist der Spaltensatz ein Klassiker: „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Auf jemand anderen warten“ und „Abgeschlossen“. Die Verantwortlichen verschieben Aufgaben, wenn sie den Status ändern. Um den Spaltensatz festzulegen, gehen Sie zu den Einstellungen „Board-Setup“ und wählen Sie die gewünschte Spalte aus der Dropdown-Liste aus.

Zweitens könnten wir für jeden der geplanten Kurse eine eigene Tafel erstellen. Aber die Entscheidung, sie auf einer einzigen Tafel zu sammeln, ermöglichte ein klareres Bild. Mit dem Virto Kanban Board können Sie Swimlanes und Range Cards horizontal verwenden. Deshalb haben wir als Swimlane-Feld das Feld „Training courses“ gewählt.


Um das Swimlane-Feld zu ändern, gehen Sie zu „Board setup“ und wählen Sie ein Feld aus, das Sie als Swimlane verwenden möchten.

Karten anpassen

Mit der Virto Kanban Board Online-App können Sie entscheiden, welche Informationen auf den Boardkarten, im Tooltip und im Bearbeitungsformular (Einstellungen „Karten-Setup“) angezeigt werden.

Beispielsweise müssen wir den Prozentsatz der Fertigstellung und das Startdatum auf der Karte und das Fälligkeitsdatum mit Beschriftungen in der QuickInfo anzeigen. Oder Sie lassen die Karten nur mit einem Titel darauf und zeigen alle Informationen im Tooltip an – es liegt ganz bei Ihnen und hängt von Ihrem speziellen Fall ab.

Ein weiterer Punkt zu erwähnen, Sie können Informationen direkt auf der Karte bearbeiten. Die zur Bearbeitung verfügbaren Felder sind mit einer gestrichelten Linie unterstrichen.

Beschrifte die Karten

Spalten zum Anzeigen des Status, Swimlanes zum Anzeigen des Trainingskurses, auf den sich die Aufgaben beziehen. Was ist, wenn Sie auch einige Kategorien benötigen, um sich für die Aufgaben zu bewerben? Verwenden Sie Labels, um die Aufgaben zu kategorisieren. Zum Beispiel fügen wir das Label „Brauche Hilfe“ hinzu. Ein zugewiesener Koordinator kann es verwenden, wenn etwas schief geht oder er/sie Hilfe benötigt, um die Aufgabe zu erledigen. Ein weiteres Label, das wir hinzufügen werden, ist „Finanzen“. Dies bedeutet, dass die Finanzierung dieser Aufgabe geplant werden sollte. Und das Etikett „Dringend“ ist hilfreich, um Aufgaben zu markieren, auf die Sie achten müssen.

Um Etiketten hinzuzufügen, gehen Sie zu den „Karten-Setup“-Einstellungen und klicken Sie auf „Etiketten bearbeiten“. Definieren Sie die Etikettentitel und -farben und klicken Sie auf „Speichern“.


Jetzt können Sie auf den Karten auf „Etiketten bearbeiten“ klicken und Etiketten darauf anwenden.

Manager als Wächter hinzufügen

Darüber hinaus können Koordinatoren mit Hilfe von „Wächter“-Optionen an ihren Vorgesetzten, beispielsweise einen Chief Human Resources Officer (CHRO), berichten. Fügen Sie einfach einen Wächter zu einer Karte (Aufgabe) hinzu und der Wächter erhält Benachrichtigungen über alle Änderungen. Klicken Sie im Tooltip auf das Glockensymbol.

Wählen Sie nun einen Beobachter aus.

Verwenden Sie Diagramme zur Analyse

Die Möglichkeit, dynamische Kanban-Board-Berichte zu verwenden, macht diese Lösung zu einer höheren Managementebene. Um die Effizienz der Kurskoordinatoren zu verfolgen, klicken Sie auf das Diagrammsymbol.

Wählen Sie nun den Zeitraum aus und sehen Sie sich beispielsweise an, wie viele erledigte Aufgaben jeder Mitarbeiter hat (Tabelle „Mitglieder“).

Speichern Sie die Kanban-Board-Vorlage

Die für die Vorbereitung des Bildungsprozesses verantwortlichen Koordinatoren müssen regelmäßig dieselben Aufgaben erfüllen. Die Aufgaben sind fast gleich. Wenn die Tafel beispielsweise für die für das laufende Jahr geplanten Kurse aktuell ist, müssen Sie sie im nächsten Jahr von Grund auf neu erstellen oder alle Informationen für neue Kurse kopieren und einfügen. Die Virto Kanban Board App hat auch für diesen Fall eine magische Funktion. Gehen Sie einfach zu den Board-Einstellungen („Listeneinrichtung“) und klicken Sie auf „Als Vorlage speichern“.

Jetzt, wenn Sie ein Board aus einer Vorlage erstellen müssen. Sie laden es einfach und fangen an zu arbeiten!

Dem Board zu MS Teams hinzufügen

Und schließlich machen Sie dem Board, das für Kurskoordinatoren erstellt wurde, den letzten Schliff und fügen Sie es dem Microsoft Teams-Kanal hinzu. Verwenden Sie einfach die Schaltfläche „App hinzufügen“ in Teams und wählen Sie das Board aus, um es zu einer separaten Teams-Registerkarte hinzuzufügen. Alle Funktionen des Virto-Kanban-Boards stehen für die Arbeit in Teams uneingeschränkt zur Verfügung.

Diese einfache Lösung für das Management der betrieblichen Bildung erfordert nur wenige Schritte und ein Minimum an Arbeitszeit. Wir haben nur eine kleine Gruppe von Funktionen des Virto Kanban Boards für O365 und Teams beschrieben, probieren Sie es aus und verwenden Sie mehr für Ihren speziellen Fall.