Als Dokumente aufhörten Aktenschränke und Ordner zu füllen und stattdessen zunächst auf Disketten, dann auf Festplatten „verschwanden“ wuchs auch der Bedarf daran, Dateien auch so abzulegen, dass sie einfach wiedergefunden werden können. Was als elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) in den 1980ern begann, entwickelte sich bald zu einem – besonders bei größeren Unternehmen – beliebten Programm: Dokumentenmanagementsystem (DMS). Eine Variante davon ist SharePoint von Microsoft. Was die Software bietet, was die Unterschiede zu anderen Anbietern sind und wo die Vorzüge und Grenzen liegen, ist Thema dieses Blogs.
Lost in Computer
Wer kennt sie nicht, die Verzweiflung, ein wichtiges Dokument im Computer oder auf der externen Festplatte nicht wieder finden zu können. Sich durch sämtliche Ordner wühlen zu müssen, ist frustrierend und raubt Zeit, wertvolle Zeit, Geld! Ein elektronisches Dokumentenmanagement ist dann der Retter in der Not. Vor allem dann, wenn es eine intelligente Suchfunktion hat. Man gibt den Dateinamen ein (sofern man den nicht vergessen hat) und wie durch Magie erscheint unser gesuchtes Dokument. Für uns Normalverbraucher zu Hause mag das ausreichen. Aber was macht ein großes Unternehmen in der Situation, wenn Kollege A das Dokument von Kollege B sucht oder man eine bestimmte Vorlage nicht finden kann? Dann kommt ein DMS ins Spiel. Es hilft Unternehmen, Dateien und Dokumente zu verwalten, Prozesse zu automatisieren und die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit zu erweitern. Gerade in einer Welt, in der Alles immer schneller und effizienter gestaltet werden will, ist ein DMS unter Umständen ein entscheidender Wettbewerbsvorteil und kann einem Unternehmen durchaus Geld sparen.
SharePoint Dokumentenmanagement
SharePoint ist nur eine von vielen Varianten eines Dokumentenmanagementsystems. Es ist beliebt, weil es unter anderem mit anderen Microsoft-Produkten kompatibel ist und sich somit leicht integrieren und bedienen lässt. Entwickelt wurde es von Microsoft 2001. Die Vielfalt seiner Funktionen haben sich seither stetig weiterentwickelt und sind nun von den meisten Nutzern wahrscheinlich noch gar nicht gänzlich erschlossen. So hilft es nicht nur, ein Dokument zu erstellen, man kann dies direkt im Browser in der Dokumentenbibliothek erledigen oder auch den Dokumententyp auswählen und mit einer fertigen Vorlage arbeiten. Das Hochladen eines Dokuments kann klassisch erfolgen oder durch eine Drag & Drop-Funktion. Über den Windows-Explorer lassen sich auch mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen. Die Bearbeitung von Dokumenten ist online und offline auf verschiedenen Endgeräten möglich. Dank OneDrive können die offline getätigten Änderungen beim nächsten Verbinden automatisch hochgeladen werden. OneDrive ist ein von Microsoft in 2007 entwickelter Dienst, um Dateien in der Cloud zu speichern und dort auch von anderen Geräten aus bearbeiten zu können.
Wenn man mit Vorlagen beispielsweise für Rechnungen, Verträge oder Angebote arbeitet, können diese in Abhängigkeit vom Dokumententyp bereitgestellt werden. Dokumentvorlagen lassen sich mit Smartfeldern ausstatten. Smartfelder sind Datums-, Auswahl- oder Textfelder. Der Anwender hat dann die Wahl, die Dokumenteigenschaften einzugeben, womit sie auch automatisch im Dokument gespeichert werden, oder die Eigenschaften wie bisher im Dokument in den entsprechenden Feldern eintragen.
Weiterhin ist es mit SharePoint Dokumentmanagemen möglich, unterschiedlichen Benutzern verschiedene Rechte zu zuordnen. So kann der Zugriff auf sensible Inhalte einfach kontrolliert werden.
Durch die individuellen Identifikationsnummern (ID) lassen sich die Dokumente schnell und problemlos finden. Die ID helfen auch dabei, die Verläufe von Änderungen in einem Dokument zu verfolgen.
Eine Archivfunktion darf natürlich auch nicht fehlen, hierbei ist der Datenschutz von hoher Wichtigkeit. Hier bietet SharePoint eine zentrale Dokumentenablage. Aufbewahrungspflichtige Dokumente können als Datensatz beschrieben und geschützt werden.
Mit SharePoint Dokumentenmanagement kann man auch verschiedene Workflows arrangieren, z. B. zum Sammeln von Autorisationen, Feedbacks oder Unterschriften. Die SharePoint Servervariante ermöglicht es, individuell zugeschnittene Workflows mit einer wählbaren Struktur und einer freien Anzahl von Schritten zu erstellen. So kann zum Beispiel der Autorisierungsprozess bei einer Budgetierung durch Workflows automatisiert und geleitet werden. Man kann einstellen, welche Mitarbeiter in den Autorisierungsprozess einbezogen werden sollen und in welcher Reihenfolge sie das Dokument zur Kontrolle bzw. zur Autorisierung geschickt bekommen. Der Workflow kann nur dann abgeschlossen werden, wenn die letzte Kontrollperson es abgesegnet hat. SharePoint bietet auch relationale Workflows. So kann zum Beispiel Workflow für einen Vertrag mit 500 EUR im Vergleich zu einem Workflow für einen Vertrag mit 10.000 EUR einfacher strukturiert sein.
Die Speicherkapazität von SharePoint Dokumentmanagement reicht aus, um Anforderungen in großen internationalen Unternehmen zu erfüllen und kann bei Bedarf zusätzlich erweitert werden. Die Dokumentenverwaltung mit SharePoint kann nicht nur die bewährten Dateitypen (.docx, .pdf, .pptx, .zip) speichern, sondern auch .odt, .ods, .xslb, .ppsx und 3D-Modelle. Auch digitale und papierbasierte Dokumente in allen Formaten zu erfassen zu können ist eine wichtige Anforderung an ein DMS. Das ermöglicht es, Dokumente zu gliedern, in ein nicht mehr ohne weiteres änderbares PDF-Format zu konvertieren und für die weitere Benutzung bereitzustellen. Die Umwandlung von TIFF-, JPG- oder CAD- Dateien in PDF ist mit SharePoint auch gut möglich. Weiterhin verfügt SharePoint über eingebaute Verifizierungsregeln, die Einträge maschinell vergleichen, falsch erkannte Einträge ausmachen und berichtigen kann. Das hilft Benutzern, den internen Dokumentenaustausch zu verschnellern.
Weil Dokumente in Unternehmen ständig bearbeitet und aktualisiert werden, kann SharePoint Dokumentenverwaltung jede neue Version separat speichern. Vorhergehende Versionen eines Dokuments können somit überprüft und mit der aktuellen Version abgeglichen werden. So kann man alle vorgenommenen Änderungen nachvollziehen (wer, was, wann geändert hat) und bei Bedarf rückgängig machen.
Viele Unternehmen müssen ihre Firmengesetze anpassen, um gesetzliche Vorschriften zu beachten, um zum Beispiel bei Finanzgeschäften die Kundendaten zu beschützen; oder um die Einhaltung des Schweigepflichtgesetzes von patientenbezogenen Informationen zu wahren. Um Firmen bei der Wahrung solcher gesetzlichen Richtlinien zu helfen, bietet SharePoint verschiedene Optionen zur Verschlüsselung von sensiblen Daten bei der lokalen Aufbewahrung und bei der Übertragung durch Zugriffsrechte und Zwei-Faktor-Verifizierung an. Es bietet auch einen kompletten Prüfungspfad für alle Aktivitäten bezüglich eines Dokuments an. Weiterhin bietet die SharePoint Servervariante Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Aufbewahrung und zum Entfernen von Dokumenten.
Das Dokumentmanagement mit SharePoint hat ein hohes Anpassungspotenzial, sodass auf dieser Grundlage die Servervariante erstellt und angepasst werden kann, damit es auf die besonderen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten werden kann.
Die Branding-Funktion von SharePoint macht es großen Unternehmen möglich, ein einzigartiges Aussehen zu erstellen, das mit den funktionalen und optischen Anforderungen der Firma konform ist. Das Ganze gibt es auch für Internetseiten, es bietet Anpassungen und Veränderungen von zum Beispiel Logos, Stils und Seitenvorlagen.
Mit der SharePoint Suche können die Mitarbeiter unternehmensweit nach Informationen oder Dokumenten suchen. Die Suche kann individuell angepasst und abteilungsübergreifend gegliedert und perfektioniert werden.
Mit SharePoint Communities unterstützt SharePoint die Kommunikation zwischen Mitarbeitern. Hier kann jeder Nutzer seine eigenen Informationen eingeben, beispielsweise den Terminkalender, und eigene Dokumente, sowie Bilder und Medien seinen Kollegen darbieten. Somit kann er sein eigenes kleines Facebook oder Twitter innerhalb der Firma erstellen und verwalten. Über den Nachrichtenfeed kann er sich die Vorgänge seiner Kollegen anschauen. Ein Organisations-Browser zeigt die Position jeder Person im Stellenplan der Firma. Wie bei Facebook und Co kann man auch hier and die Pinnwand seines Kollegen schreiben.
SharePoint Websites hat beliebig viele einzelne Webseiten. Das sind zum Beispiel Bildbibliotheken oder individuell gestaltete Listen, wie zum Beispiel Aufgabenlisten, Kalender, Diskussionsforen. SharePoint Websites können auch Unter-Webseiten enthalten, die sich hierarchisch anordnen lassen. Mehrere Webseiten, deren Berechtigungen gemeinsam verwaltet werden, können in einer Zusammenstellung komprimiert werden. Neue Webseiten lassen sich durch Vorlagen einfach erstellen und gestalten.
Unterschiede: SharePoint Online vs. Server
Für Unternehmen gibt es zwei Optionen: einen SharePoint-Server ins Intranet zu integrieren oder die Onlineversion zu nutzen.
Die Servervariante wurde für große Organisationen, die Kontrolle über die Funktionen oder das Aussehen von SharePoint wollen, entwickelt. Er lässt sich somit flexibel an die unterschiedlichen Anforderungen und Größe jedes individuellen Unternehmens anpassen. Es wurde entwickelt, um Prozesse zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Es gibt Lösungen für alles Erdenkliche, von der Verwaltung von Rechnungen und Angeboten, über Personalakten bis zum Vertragsmanagement. Andere Anwendungen lassen sich problemlos integrieren. Durch die Bindung an den Server sind die Funktionen jedoch nur für die hinterlegte Benutzergruppen verfügbar.
Die Onlineversion ist in der Regel im Microsoft 365 Business Abonnement inklusive. Die Online-version von SharePoint hat den Vorteil, dass kein extra Server nötig ist. Allerdings lässt sie sich somit auch nicht so gut an Spezifika des jeweiligen Unternehmens anpassen. SharePoint Online ist außerdem auf die Basisfunktionen der Kollaboration, des Dokumentenmanagements und der Abstimmung von Dateien eingegrenzt. So ist es trotz seiner schier unbegrenzten Skalierbarkeit eher für kleinere Unternehmen mit weniger Bedürfnissen geeignet. Dadurch, dass es online-basiert ist, kann jedoch jeder von überall ständig darauf zugreifen. Es macht das Arbeiten von zu Hause, wie aktuell zum Beispiel während einer Pandemie eindrucksvoll gezeigt, deutlich einfacher – ein unschätzbarer Vorteil für Arbeitnehmer und für Arbeitgeber.
Will ein Unternehmen Akten nur digital nutzen oder archivieren, so ist es sowohl mit der spezialisierten Servervariante als auch mit der SharePoint Online-Variante möglich. Es gibt hier keine ultimative Entscheidung. Es ist eine Frage der Kosten und der Größe des Unternehmens. Will das Unternehmen zum Beispiel die Arbeitsgeschwindigkeit der Mitarbeiter erhöhen beziehungsweise die Prozesse effizienter gestalten, so ist servergebundene Variante die bessere Wahl. Die Frage, die ein Unternehmen sich also stellen muss, ist: Wie oft benötigen Benutzer welche Spezialfunktion und wie viel bin ich bereit, dafür auszugeben?
Wie gut ist SharePoint wirklich?
In einer Zeit, wo fast alles nur noch digital funktioniert, kommt man um benutzerfreundliche DMS wie SharePoint kaum noch herum. Den meisten Benutzern ist die Oberfläche bereits von Microsoft Office bekannt, somit sind spezielle Schulungen der Mitarbeiter nicht erforderlich. Das Datenmanagementsystem hilft Unternehmen, online Inhalte und Kontaktnetzwerke zu überblicken. Die Wichtigkeit dieser Funktion nimmt stetig zu. Wer kann denn bei der Anzahl an sozialen Netzwerken heute ohne Hilfsmittel noch mithalten? Auf persönlicher Ebene ist das schon schwer genug, bei einem Unternehmen ist man zwingend auf intelligente, elektronische Hilfe angewiesen – hier glänzt SharePoint. Die Bedürfnisse sind natürlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, weshalb SharePoint Online nicht für alle die richtige Lösung sein muss, hier kommt die Servervariante ins Spiel, die sich genau auf spezielle Wünsche münzen lässt. Die beiden Varianten kombiniert machen SharePoint für Unternehmen, die auf der Suche nach einem DMS sind, zu einer äußerst vorteilhaften Lösung. Die Servervariante mag an einigen Stellen etwas optimaler sein– dafür bietet die Onlinevariante jedoch zahlreiche andere Vorteile, die es als Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen ideal machen können. Die Ausrichtung auf die Kollaboration innerhalb der Firma, bei der Daten und Informationen aller Art untereinander geteilt werden können, ist nur ein Vorteil. Wird vom Unternehmen Microsoft Office benutzt, ist zudem eine Integration in das vorhandene System automatisch gegeben. Bei anderen DMS-Lösungen sind hierfür besondere Schnittstellen nötig, die unter Umständen erst erstellt werden müssen, Schnittstellen, die extra Kosten verursachen und eventuelle Sicherheitsrisiken in sich bergen könnten. Für SharePoint gilt der weite Sicherheitsplan von Microsoft 365. Somit sind empfindliche firmenbezogene Daten vor ungewolltem Zugriff geschützt. Zusammen mit den vielen verschiedenen Vorlagen, die die Onlineversion bietet, und der Anpassungsfähigkeit der Servervariante entsteht ein sehr ausgereiftes und umfassendes DMS.
Wie lange die Installation der SharePoint Servervariante dauert, hängt von verschiedenen Umständen ab, wie zum Beispiel der Größe des Unternehmens, der Menge der zu verwaltenden Dokumente und Dateien, Integrationen und Anpassungen und vielem mehr ab. Nehmen wir zum Beispiel einen Buchladen. Hier wird hauptsächlich mit Microsoft Office Dateien und eventuell einfachen Workflows gearbeitet. Die Standardversion von der SharePoint Servervariante kann diesen Anforderungen problemlos und in vollem Umfang gerecht werden. Die Installation würde hier etwa 1,5 Monate dauern. Nehmen wir jedoch zum Beispiel ein Architekturbüro. Hier wird viel mit Zeichnungen, Konstruktionsplänen und 3D-Modellen gearbeitet. Es verwendet wahrscheinlich auch komplexe Workflows und benötigt mehrere Anpassungen, die nicht in der Standardversion enthalten sind. Hier kann die Installation bis zu 12 Monaten dauern.
Selbstverständlich hat das Ganze auch seinen Preis, Microsoft ist ja kein Wohltätigkeitsverein. Die Einführung von SharePoint als Servervariante kostet zwischen 10.000EUR und 100.000EUR, abhängig von den benötigten Funktionen und der Anzahl der Benutzer, sowie des Anpassungsgrades an bestehende Systeme. Die Implementierungskosten für die SharePoint Servervariante mit Funktionen wie zum Beispiel spezifizierte Suche, Dateimanagement, Dokumentenworkflows, E-Mail-Benachrichtigungen, Berechtigungskontrolle, Zusammenarbeit mit internen Benutzern und mehreren Integrationen mit Drittanbietersystemen beträgt etwa 30.000 bis 50.000 EUR.
Fügt man extra Sicherheit und Datenverlustschutz hinzu, kommt man schon auf rund 60.000 EUR.
Die Anpassungsfähigkeit von SharePoint macht es sowohl für Privatunternehmen mit 10 Mitarbeitern als auch in großen Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern ebenso interessant. Die Servervariante bietet umfangreiche Funktionen und lässt sich mühelos mit anderen Systemen verbinden. Dadurch werden vielseitige Prozesse beschleunigt und die Arbeit der Mitarbeiter im Unternehmen verbessert. Man sollte unbedingt vor der Einführung Kosten und Einführungsdauer in Betracht ziehen und gegen den Nutzen abwägen und dann mit anderen Anbietern vergleichen.
Unterschiede zu anderen DMS
SharePoint ist nicht die einzige Lösung, für Unternehmen, die Unterstützung beim digitalen Dokumentenmanagement benötigen. Schon bei oberflächlicher Betrachtung der Funktionen verschiedener DMS wird klar, dass es überraschend viele Unterschiede gibt. Der Blick in die Einzelheiten legt noch mehr technische und funktionsgemäße Produktunterschiede frei, welche für die Anwender oft höheren Wert haben können als vorher vielleicht angenommen. Funktionen, die im Produkt A noch eingestellt werden müssen, sind im Produkt B im Standardpaket drin. Bei SharePoint können fehlende Funktionen über Drittanbieter oder Anpassungen ersetzt werden.
Die Stärke von SharePoint liegt in der tiefen Verbindung mit MS Office. Damit ist schnelles, effizientes und benutzerfreundliches Arbeiten möglich. Unternehmen, die auf andere Varianten wie zum Beispiel OpenOffice setzen, sind daher besser mit einem anderen DMS dran. Solange man Anwendungen von Microsoft benutzt und nicht die von Drittanbietern ist SharePoint also die bessere Option. Microsoft unterstütz Microsoft.
Klassische DMS-Lösungen haben oft Standard-Softwarekomponenten zum Erzeugen von Papierdokumenten und Optionen für die Zusammenstellung von E-Dokumenten inklusive E-Mail. Bei SharePoint jedoch müssen, besonders wenn es um das Registrieren von Dokumenten geht, Drittprodukte zugezogen werden. Hier muss zum Beispiel auch eine Archivierungsfunktion programmiert werden, während dies bei anderen DMS zur Standardausstattung gehört. Im öffentlichen Dienst, wie zum Beispiel einer Stadtverwaltung, ist ein festes DMS sehr beliebt, weil es sich in der Regel sehr einfach umsetzen und integrieren lässt.
Eine der Funktionen von SharePoint ist die E-Mail-Ablage in Mailboxen. Das ermöglicht Drag & Drop, benötigt allerdings die Erstellung dieser Mailboxen. Das kann nach einer Weile recht unübersichtlich für den Benutzer werden. Hier bieten ein DMS-Produkt häufig bessere und effizientere E-Mail-Ablagekonzepte an.
Bei der Archivfunktion unterscheidet sich ein klassisches DMS sehr stark von SharePoint. Treiber für Archivspeicher sind in einem klassischen DMS fast immer vorhanden, bei SharePoint muss hier wieder auf Drittanbieter zurückgegriffen werden. Hingegen bietet beim Thema Zugriffsschutz und Sicherheit der SharePoint Server dasselbe, was klassische DMS anbieten.
Eine gute Sucheigenschaft von SharePoint ist die sofortige Aufnahme von neuen Objekten in den Index, somit müssen Dokumente nur einmal gespeichert werden und können dann in unterschiedlichem Kontext verwendet werden. Dennoch fehlt es SharePoint an einer für manche Organisationen besonders wichtigen Suchfunktion, die in anderen DMS-Systemen oft standardmäßig vorhanden ist. Die Attributsuche für benutzerspezifischen Eigenschaften von Dokumenten hilft dem Benutzer, wenn er zum Beispiel eine bestimmte Rechnung finden will. DMS haben eine Suchmaske mit den Attributen der Dokumente, die vom Benutzer auszufüllen ist. Während SharePoint weiter auf die altbewährte Volltextsuche baut. Es sei denn, man nutzt die hohe Anpassungsfähigkeit von SharePoint und baut eine entsprechende Attributs-Suche auf, die sich individuell auf die Firma ausrichtet. Das ist jedoch nur bei der Servervariante möglich und nicht bei der Online-Version. Die Dokument-Anzeige ist ein nicht zu unterschätzendes Kriterium. Unternehmen speichern nicht nur PDF-Dateien, sondern auch E-Mails, Word-Dokumente und Visio-Dateien. Als Benutzer möchte man natürlich nicht jedes einzelne Dokument öffnen, um zu sehen, ob es das richtige ist. Hier wird ein Multiformat-Viewer eingesetzt. DMS-Systeme sind häufig damit ausgestattet. Bei SharePoint gehört es nicht zum Standard. Eine eAkte ist quasi die gute alte Papierablage, nur in elektronischer Form mit effizienteren Suchmöglichkeiten. Mit einem DMS ist es nun möglich, Kopien von Akten, Registern und Dokumenten zu verknüpfen. Aktenpläne können angezeigt und umgesetzt werden. Elektronischen Akten können Zugriffsrechte zugewiesen werden, man muss Order also nicht mehr im Schrank einschließen. Sofern der Multiformat-Viewer verfügbar ist, können verschiedene Dokumentenformate schnell in einer eAkte angezeigt werden, was den Suchvorgang immens beschleunigt. All dies ist nicht bei allen DMS-Lösungen im Standardpaket enthalten, sondern nur bei den gehobeneren Systemen. Bei SharePoint muss man auf Drittprodukte oder die individuelle Anpassung per Programmierung zurückgreifen.
Der Wechsel von einer herkömmlichen elektronischen Aktenablage zu einer Dokumentregistrierung mit Workflow-Lösung macht Sinn, wenn es sich um häufig wiederkehrende Prozesse handelt. Eine Workflow-Managementfunktion stellt den richtigen Arbeitsablauf zur Verfügung. Es ist auf die technische Seite der Geschäftsprozesse bezogen und beinhaltet die Steuerung der Arbeitsabläufe. Dabei kann es den generellen Arbeitsablauf in mehrfachem Bezugsrahmen unterstützen, ihn mit den benötigten Daten versorgen und ihn durch die im System hinterlegten Richtlinien unterstützen. Generell sind Workflow-Komponenten sowohl in DMS-Lösungen als auch in SharePoint nicht immer Standard und erfordern oft individuelle Programmierungen oder den Zukauf von Drittlösungen. Fertige Workflow-Komponenten wie in den meisten typischen DMS-Lösungen kann man in der Standard-Version von SharePoint nicht finden.
Der Bedarf von Prozessunterstützungen im Dokumentmanagement wurde durch den Einsatz von Knowledge-Worker klar. Knowledge-Worker sind Arbeitnehmer, deren Hauptkapital Wissen ist. Beispielsweise Programmierer, Ärzte, Architekten, Ingenieure, Wissenschaftler, Rechtsanwälte oder Akademiker, deren Aufgabe es ist, für zu denken. Ein Knowledge-Worker hat im Vergleich zum Sachbearbeiter in der Regel eine geringere Anzahl von Vorgängen zu bearbeiten, dabei kann jedoch der einzelne Vorgang viel komplexer oder viel einfacher sein. Oft besteht hier damit der Bedarf, Informationen spontan abrufen und erstellen zu können. Die teilweise projektbezogenen Tätigkeiten verlangen deutlich mehr Unterstützungsfunktionen. Benutzer sollten wenn möglich intuitiv auf die benötigten Dateien und Informationen zugreifen können und sehen, welche Plattform wie genutzt werden muss. Das ist vergleichbar mit der Integration von Fachverfahren zum Beispiel im Verwaltungsbereich von Städten und Gemeinden. Es gibt auf den öffentlichen Sektor spezialisierte DMS-Anbieter, die eine solche Integration haben. Bei SharePoint muss hier wieder die Programmierung angepasst werden.
Ein Kollaborationsprogramm hilft Arbeitnehmern bei der Zusammenarbeit. Der Zweck ist es, eine Gruppe von zwei oder mehr Personen dabei zu unterstützen, ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Kollaborationswerkzeuge können entweder nicht-technischer Natur sein, wie z. B. Papier, Flipcharts, Post-it-Notizen oder Whiteboards oder Software und Anwendungen umfassen. Um entscheiden zu können, in welchen Bereichen ein Dokumentmanagementsystem oder eine Kollaborations-Plattform besser geeignet ist oder wo etwa eine Kombination beider Möglichkeiten Sinn macht oder notwendig ist, ist eine gründliche Analyse der Arbeitsprozesse notwendig, die auch sicherstellen sollte, dass Benutzer möglichst einfach auf die benötigten Dateien und Informationen zugreifen können. Im Bereich Kollaboration besitzt der SharePoint klare Vorteile gegenüber den klassischen DMS-Lösungen. Für die meisten klassischen DMS sind Themen wie Soziale Netzwerke oder auch Kollaborations-Funktionen eher eine Herausforderung, hier hat SharePoint einen klaren Vorsprung.
Dokumente können heutzutage ihren Weg in ein DMS auf verschiedene Weise finden, beispielsweise über Scanner, per Smartphone, Office-Anwendungen oder klassisch per E-Mail. Bei der Übernahme von mehreren Dokumenten gleichzeitig bietet SharePoint keine gleichwertigen Funktionen anderer DMS Anbieter. Eine integrierte Scanlösung gibt bei SharePoint nicht. Entsprechende Komponenten gibt es in anderen DMS-Lösungen allerdings oft in der Standardausführung.
Das Verschieben von Dateien und Ordnern ist bei SharePoint nicht so intuitiv wie bei anderen DMS, bei denen zwischen zwei geöffneten Akten per Drag&Drop verschoben werden kann. Solche Drag&Drop-Funktionen sind bei SharePoint nur in einem Browser-Fenster möglich.
SharePoint bietet überwiegend einfache Dokument-Managementfunktionen an, kann jedoch im Standardumfang nicht alle Anforderungen erfüllen. Dafür hat es Stärken im Kollaborationsbereich, wo klassische DMS oft nur Basisfunktionen bereitstellen.
Fazit
Technologie hat einen weiten Weg hinter sich, von der Diskette zur Cloud, und die Reise ist bei weitem noch nicht zu Ende! Für den Normalverbraucher wird es immer schwieriger sich zurecht zu finden und man fühlt sich schnell überwältigt und ratlos. SharePoint bietet hier Hilfe, Hilfe, das Chaos an Dateien zu überblicken, Hilfe beim elektronischen Kommunizieren. Aber ist es wirklich der Ritter auf dem weißen Pferd?
Gut ist, dass das Sicherheitskonzept von Microsoft sensible geschäftliche Daten vor unberechtigtem Zugriff schützt. Wenn man die Onlinevariante mit der Servervariante verbindet, ergibt sich ein sehr ausgeklügeltes und universelles DMS, das zurecht einen hohen Marktanteil erreicht hat und sich gegen andere Anbieter am Markt (z.B.: Worldox, SpringCM, Laserficheoder eFileCabinet) durchsetzen konnte. Allerdings kann SharePoint Online Facebook und Twitter für das Intranet nutzen. Das empfiehlt sich nicht unbedingt für Unternehmen, die SharePoint vorrangig zur optimalen Dokumentenverwaltung verwenden wollen. Die Anforderungen an Budget und Wissen sind für kleine und mittlere Verwaltungen eher schwieriger zu bewerkstelligen. Expertise und Projekterfahrung können hier sehr viel Geld sparen. SharePoint bietet zwar auch einfache Dokumentmanagement-Funktionen an, kann jedoch in der Standardversion nicht alle Anforderungen erfüllen. Hier muss dann eine mit Kosten verbundene Anpassung durchgeführt werden oder ein Drittanbieter hinzugezogen werden.
Ein Dokumentenmanagementsystem ist heutzutage das Herzstück nicht nur der modernen Unternehmen. Eine solche Auswahl sollte nicht leichtfertig getroffen werden. Das Ziel muss im Vordergrund stehen. Wie effizient Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren Job erledigen können, wirkt sich auf den Kontostand des Unternehmens aus. Und auf die Arbeitszufriedenheit, was wiederum dem Unternehmen zugutekommen kann. Ein frustrierter Mitarbeiter ist nicht nur schlecht für das Betriebsklima, sondern führt auch seine Aufgaben weniger effizient aus. Bei der Entscheidung kann es helfen, sich an eine Beratungsfirma zu wenden, die durch eine genaue Betriebsanalyse das richtige Produkt findet. Ein detailliertes Anforderungsprofil im Vorfeld zu erstellen ist erfolgsentscheidend.
