Dies kann jede Anfrage sein, die mit Ihren Geschäftsprozessen zusammenhängt und die Erledigung einer Aufgabe erfordert. Doch wie kann man einen SharePoint Workflow erstellen?
Was ist ein SharePoint-Workflow?
Die Bandbreite der SharePoint Workflow Beispiele kann wirklich riesig sein. Dokumentenmanagement, Berechtigungen auf Seiten-, Listen- oder Elementebene, Arbeit mit E-Mails und E-Mail-Anhängen, Bestätigung erledigter Schritte, automatische Zuweisung von Aufgaben/Arbeiten sind nur die wenigen, meist verwendeten SharePoint Workflow Beispiele.
Viele Organisationen, unabhängig von ihrer Größe oder ihren Geschäftsprozessen, stehen vor zeitraubenden Problemen mit sich wiederholenden Aufgaben. Die Freigabe von einfachen Aufgaben erfordert oft viele bezahlte Stunden. SharePoint-Workflows können helfen, das Dokumentenmanagement mit all seinen zeitraubenden Vorteilen zu automatisieren.
Zu den gängigen Out-of-the-Box-Workflows in SharePoint 2013 gehören die folgenden Aktionstypen:
- SharePoint Genehmigungsworkflows.
- SharePoint-Feedback-Workflows.
- SharePoint-Signatur-Workflows.
- SharePoint-Veröffentlichungsgenehmigungs-Workflows.
- SharePoint Drei-Zustände-Workflows.
Diese Standardaktivitäten decken nur wenige Anwendungsfälle ab. Wie sieht es mit anderen Anwendungsfällen von Workflows aus? Tatsächlich ist es möglich, in SharePoint einen komplexen, mehrstufigen Workflow zu erstellen, indem man SharePoint Designer oder Visual Studio verwendet.
Die meisten Unternehmen, die SharePoint 2013-Workflows nutzen, finden die Out-of-the-Box-Funktionalität unzureichend. Und die Erweiterung von benutzerdefinierten SharePoint-Workflows durch die Power-User des Unternehmens kann ziemlich teuer sein. Eine gebrauchsfertige kommerzielle Lösung kann in diesem Fall die beste Option sein.
SharePoint 2013 komplexere Workflows können mit dem Virto SharePoint Workflow Activities Extensions Kit zum SharePoint Designer hinzugefügt werden. Dieses Set bietet Ihnen über 270 Aktionen zum Erstellen von benutzerdefinierten Workflows in SharePoint 2013, 2016, 2010 und 2007.
Arbeitsabläufe in SharePoint 2010
Beispiel für einen SharePoint Workflow: Twitter-Nachricht senden
Diese Aktivität aktualisiert den Status des authentifizierenden Benutzers. Auf diese Weise können Sie automatisch eine Twitter-Nachricht versenden.
Beispiel für einen SharePoint Workflow:
Diese Aktivität empfängt HTML-Inhalte von der angegebenen URL und speichert sie in einer Variablen. Es werden sowohl http- als auch https-Anfragen unterstützt. Die Aktivität gibt sich als SharePoint-Konto aus, wenn sie eine Anfrage erhält.
Sie können diese Aktivität auch zum Versenden von SMS (SMS Gateways unterstützt SMS-Gateway über HTTP/S) oder zum Aufrufen von Webservice-Methoden verwenden.
Beispiel für einen SharePoint Workflow: Bericht generieren
Sie können auch einen SharePoint Workflow für Berichte erstellen. Diese Aktivität ermöglicht es, einen Textbericht aus gefilterten Listenelementen als Datenquelle zu generieren.
Die Aktivität lädt ausgewählte Elemente aus der Liste, erstellt einen Textbericht und speichert das Ergebnis in einer Textvariablen. Sie können HTML-Tags verwenden, um den Bericht zu formatieren.
Dieser benutzerdefinierte SharePoint Designer-Workflow kann in vielen Szenarien nützlich sein:
- Bericht über aktive Jobs des Benutzers erstellen, Bericht in den E-Mail-Textkörper einfügen und E-Mail senden.
- Erstellen Sie den Bericht über Kundenvorfälle, fügen Sie den Bericht in den E-Mail-Text ein und senden Sie
eine E-Mail an den Kunden. - Erstellen eines Berichts über Warnungen des Administrators, Hinzufügen des Berichts zu einer SMS-Nachricht
und Versenden der SMS. - Erstellen Sie dynamische CAML-Abfragen.
- Erstellen einer dynamischen E-Mail-, SMS- und Instant-Message-Kontaktliste.
- Erstellen Sie beliebige textbasierte (HTML, XML usw.) Dokumente.
Arbeitsabläufe in SharePoint 2013
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Beispiel für einen SharePoint Workflow: InfoPath in PDF konvertieren
Diese Aktivität ermöglicht es dem Benutzer, InfoPath in PDF zu konvertieren und in einer Dokumentenbibliothek zu speichern.
Beispiel für einen SharePoint Workflow: Benutzer zu SharePoint-Gruppe hinzufügen
Mit dieser Aktivität wird ein Benutzer zu einer bestehenden SharePoint-Gruppe hinzugefügt.
Beispiel für einen SharePoint Workflow: Berechtigung auf Liste erteilen
Diese Aktivität gewährt eine Berechtigung für die Liste. Sie können Benutzer- oder Gruppenberechtigungen außer Kraft setzen oder anhängen. Der Wert des Berechtigungsfeldes kann standardmäßig einer der folgenden Werte sein:
- Volle Kontrolle
- Entwurf
- Beitragen
- Lesen
Zusätzlich zu diesen SharePoint Workflow Beispielen enthält das Virto SharePoint Workflow Activities Extensions Kit über 270 Aktivitäten für die Erstellung eigener SharePoint-Workflows. Es ermöglicht Ihnen, SharePoint-Sites und -Listen zu verwalten, E-Mails und SMS zu versenden, mit Active Directory-Gruppen zu arbeiten, Berechtigungen zu setzen und vieles mehr. Das SharePoint Workflow Activities Extensions Kit enthält sowohl benutzerdefinierte Workflows für SharePoint 2013 als auch für 2010. Was ist mit SharePoint Online-Workflows? Virtosoftware hat über 70 Workflows auch für Office 365!
In diesem Artikel finden Sie mehr Informationen über SharePoint-Workflow-Grundlagen.
Und lesen Sie das Tutorial, wie man SharePoint Designer 2013 Workflow Schritt für Schritt erstellt..
