SharePoint Webparts
und Office 365 Anwendungen
von VirtoSoftware

Kundenfall: Konferenzraum-Reservierung mit Freigabe

VirtoSoftware lieferte der University of Alabama at Birmingham eine Lösung für die Reservierung von Konferenzräumen mit Freigabe.

Kostenlose 30-minütige Beratung anfordern

Geschäftliche Anforderungen

  • Der Kunde benötigte einen Konferenzraum für die Geschäftsleitung, der für alle Mitarbeiter des Unternehmens reservierbar sein sollte.
  • Die Reservierungen sollten an die Raumbesitzer zur Genehmigung weitergeleitet werden.
  • Details über die tatsächlichen Reservierungen sollten für niemanden außer den Eigentümern der Konferenzräume und der Person, die den Termin erstellt hat, sichtbar sein.
  • Inhalte sollten nicht in Outlook vorhanden sein.
  • Wiederkehrende Elemente sind erlaubt.
  • Da es sich bei dem Raum um einen Konferenzraum für Führungskräfte handelt, können tatsächliche Reservierungen von VIPs „gestrichen“ werden; Stornierungsmitteilungen aufgrund dieser Situation sollten an die Person gesendet werden, die den Raum ursprünglich reserviert hat.

Verwendete Virto Software-Komponenten

Zusammenfassung der Lösung

Die Lösung für die University of Alabama at Birmingham sollte ein paar ungewöhnliche Dinge erfüllen, die mit Out-of-the-Box-Komponenten nur schwer zu erreichen waren. Ein Konferenzraumkalender konnte in der öffentlichen Ansicht nur den Reservierungsstatus und die Belegungszeit anzeigen.

Mit dem Virto SharePoint Calendar Webpart konnte der Kunde die öffentliche Ansicht des Kalenders mit einer benutzerdefinierten Spalte versehen, die den Reservierungsstatus sowie die Start- und Endzeit anzeigte. Der Kalenderliste wurde eine Reihe von Spalten hinzugefügt, die nur für die Website-Besitzer zugänglich sind.

Während benutzerdefinierte Ansichts- und Bearbeitungsformulare mit dem SharePoint Designer erstellt werden konnten, wurde die Entscheidung getroffen, das Feature Virto List Form Extension zu verwenden, um die Sichtbarkeit von administrativen Feldern basierend auf der Gruppenzugehörigkeit zu steuern.

Das Feature SharePoint List Form Extension hatte auch den zusätzlichen Vorteil, dass es die Wartung der Listenformulare für die Website-Besitzer vereinfachte, die keine Ausbildung in der Anpassung von Formularen mit SharePoint Designer hatten. Der Zugriff auf die Ansichten wurde durch das Virto SharePoint User Redirect Web Part gesteuert – wenn ein Benutzer versuchte, eine Ansicht zu öffnen, die für Website-Besitzer reserviert war, wurde er auf die öffentliche Kalender-Seite umgeleitet.

Die Verarbeitung von Reservierungsanfragen erfolgte über drei verschiedene SharePoint-Workflows:

  • Erste Anfrage sendet eine Benachrichtigung zur Überprüfung an Site Owners;
  • Erste Anfrage – Senden einer variablen E-Mail-Nachricht an den Anforderer, je nachdem, ob das Element genehmigt oder abgelehnt wurde (und wenn das Element abgelehnt wurde, wurde die Reservierung aus der Liste gelöscht);
  • Reservation Revoked (Reservierung widerrufen), wobei eine E-Mail an den Anfragenden gesendet wird, wenn eine Reservierung geändert oder von einem VIP zurückgenommen werden musste.

Das Virto SharePoint Workflow Activities Kit verbesserte die grundlegenden SharePoint Designer-Workflows mit der Virto E-Mail-Aktion – die BCCs und eine benutzerdefinierte Absenderadresse in der E-Mail erlaubt – und den Virto Update and Delete List Items Extended-Aktionen.

Verwandte Produkte:
SharePoint List
Form Extender
SharePoint workflow
activities
SharePoint Calendar SharePoint User Redirect
Share
Über den Autor linkedin

user_img

Tatiana Sushchenko ist Produkt Owner bei VirtoSoftware. Sie begann ihre IT-Karriere 2006 bei dem berühmten ABBYY Lingvo in Moskau. Anschließend wechselte sie zu Microsoft und war fast 10 Jahre lang in verschiedenen Marketing-Management-Funktionen in Visio, SharePoint, Office 365 und Project tätig. Tatiana ist Absolventin des Institute of Business Studies und hat einen Mini-MBA-Abschluss. Sie absolvierte auch die Microsoft Marketing Excellence University.

Alle Publikationen des Autors

Anwendungsfälleoffice 365sharepoint-benutzerverwaltungsharepoint-workflows

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.